Advanced Microsoft Outlook® Plugin
Auto Synchronisation, Auto Login, Dubletten Check
Microsoft Outlook Integration
Mit dem vtiger CRM Plug-In für Outlook können Sie problemlos Ihre Outlook Daten in vtiger CRM integrieren.
In der aktuellen Version stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Import von eMails und Anhängen in vtiger CRM
- Synchronisieren von Kontakten zwischen Outlook und vtiger CRM
- Synchronisieren von Aufgaben und Kalendereinträgen zwischen Outlook und vtiger CRM
- Senden & Archive Button
- Konflikt Behebung
- Auto Synchronisation von E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
- Auto Login und Log-Files
- Automatische Zuordnung oder Erstellung von Firmen zu Kontakten
- Dubletten Check
- Reset Möglichkeiten
- Personalisierung Möglichkeit um das Plugin an Ihre Bedürfnisse anzupassen
- Unterstützt Mehrsprachigkeit momentan Englisch und Deutsch
- Neue Sprachen in der nächsten Version die in Kürze erscheint: Französisch, Spanisch, Portugisisch, Italienisch, Russisch, Chinesisch....
E-Mails an das CRM System übergeben
Jede gesendete oder empfangene E-Mail kann mit dem vtiger CRM synchronisiert und Kontakt- oder Lead-bezogen abgelegt werden.
Sie können die E-Mail im Plugin noch bearbeiten um nur Teile der Nachricht in das CRM zu übernehmen. Unter dem Reiter Attachments werden die Anlagen aufgelistet und in das CRM übertragen.
Das CRM System sucht automatisch nach vorhandenen Kontakten. Auch eine manuelle Suche oder Wildcardsuche kann durchgeführt werden, um den passenden Kontakt oder Lead zu finden.
Nach der erfolgreichen Übertragung der E-Mail finden sie diese beim entsprechenden Kontakt oder Lead in der Detailansicht (inklusive Attachment).
Senden & Archivieren Button
Wenn Sie eine neue Mail an einen Kontakt, der auch in vtiger CRM vorhanden ist schreiben, können Sie direkt auf "Senden & Archivieren" klicken um diese Mail an Ihre Ansprechpartner in vtiger CRM zu senden.
Es wird die Mail versendet und zugleich zu dem Kontakt in vtiger CRM hinzugefügt und das in einem Schritt.
Dies ist ein sehr nüztliches Feature, das zwei Funktionen in einem Schritt bietet.
Der orangene Button auf der linken Seite in der Multifunktionsleiste ist für diese Funktion hinterlegt.
Kalendereinträge synchronisieren
Beim Abgleich der Kalendereinträge werden Termine aus Outlook und vtiger CRM System verglichen und bei Bedarf von dem einen System in das andere System übertragen.
Es sollten alle Kalendereinträge aus Outlook, die abgeglichen werden sollen, einer eigenen Kategorie zugeordnet sein.
Wie sie diese Outlook-Funktion benutzen, entnehmen Sie bitte der Outlook Dokumentation.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit bei Konflikten die jeweils gültige Information auszuwählen und zu sichern.
Kontakte synchronisieren
Beim Abgleich der Kontaktdaten werden kundespezifische Kontakte aus Outlook und vtiger CRM System verglichen und bei Bedarf von dem einen System in das andere System übertragen.
Es sollten alle Kontakte aus Outlook, die abgeglichen werden sollen, einer eigenen Kategorie zugeordnet sein.
Wie Sie diese Outlook-Funktion benutzen, entnehmen Sie bitte der Outlook Dokumentation.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit bei Konflikten die jeweils gültige Information auszuwählen und zu sichern.
Aufgaben synchronisieren
Beim Abgleich der Aufgaben werden Aufgaben aus Outlook und vtiger CRM System verglichen und bei Bedarf von dem einen System in das andere System übertragen.
Es sollten alle Aufgaben aus Outlook, die abgeglichen werden sollen, einer eigenen Kategorie zugeordnet sein.
Wie Sie diese Outlook-Funktion benutzen, entnehmen Sie bitte der Outlook Dokumentation.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit bei Konflikten die jeweils gültige Information auszuwählen und zu sichern.
Konflikt Behandlung
Unter "Konflikt Behandlung" können Sie einstellen, wie sich das Plugin verhalten soll, wenn Konflikte auftreten.
Wenn Sie "Benachrichtigen bei Konflikten" wählen, dann werden Sie immer gefragt, wenn Konflikte auftauchen.
Wenn Sie "Outlook gewinnt" wählen, werden bei Widersprüchen die Daten in Ihrem CRM mit den Outlook-Daten überschrieben.
Wenn Sie "vtiger gewinnt" einstellen, dann werden die lokalen Outlook-Daten mit den Daten aus Ihrem vtiger CRM überschrieben.
Auto Synchronisation von E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte
Die "Auto-Synchronisation" gibt Ihnen die Möglichkeit automatisch E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Kalender-Daten zu synchronisieren.
Wenn Sie zusätzlich Auto-Annahme bei Änderungen wählen, werden die Informations- und Detail Dialoge die bei Hinzufügen, Aktualisieren oder Löschen von Einträgen erscheinen, nicht mehr angezeigt.
Wenn Sie dies nicht aktiviert haben, werden alle Informationen angezeigt.
Die automatische Synchronisierung wird auch von dieser Einstellung beeinflusst.
Die Einstellung "Jede" Minuten ist die Zeit, wie oft das Auto-Sync ausgeführt wird. Im Beispiel wird dies jede 30 Minuten durchgeführt.
Die "Timeout" Einstellung bestimmt, wann das Plugin nicht mehr synchronisiert. Dies kann nützlich sein, wenn etwas nicht korrekt ist.
Auto Login und Log-Files
Im "Auto-Login und Logfile" können Sie die automatische Anmeldung für das Plugin aktivieren.
Bei jedem Start werden Sie dann, ohne nach Benutzername und Passwort gefragt zu werden, in vtiger CRM angemeldet.
Das Passwort wird lokal verschlüsselt gespeichert, so dass es nicht gefunden oder ausgelesen werden kann.
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, einen Blick auf das Logfile des Plugins zu werfen. Sie können mit Ihrem Standard-oder bevorzugten Editor die Log-Dateien öffnen.
Wenn Sie irgendwelche Probleme mit dem Plugin haben, können Sie Ihre Logfiles dann im Forum posten.
Es werden nur einige umgebungsspezifische Daten gespeichert der Rest ist Plugin-spezifisch. Sie müssen sich nicht um Ihre Privatsphäre sorgen.
Sie haben auch einige Infos zum letzten Start, die URL zu vtiger CRM, Ihren Benutzernamen und optional die Domain.
Im unteren Bereich wird auch ein Link zu Ihrem Benutzer-Home-Verzeichnis, in dem das Plugin seine Konfigurations-und Synchronisations-Files ablegt, angezeigt.
Automatische Zuordnung oder Erstellung von Firmen
Ein weiteres großartiges Feature ist die automatische Erstellung oder Zuordnung von Firmen. Wenn Sie einen neuen Kontakt in Outlook erstellen und das Feld "Firma" ausgefüllt ist, wird das Outlook-Plugin bei der nächsten Synchronisation überprüfen, ob eine Firma zu diesem Kontakt besteht.
Wenn nicht, wird eine Firma erzeugt . Wenn die Firma existiert, wird der Kontakt mit der Firma verbunden.
Dubletten Check
Das Plugin kontrolliert Vor-und Nachname, wenn ein Kontakt doppelt angelegt werden soll und informiert Sie vor dem Synchronisieren mit einem Popup-Fenster (wenn Sie nicht das "Automatisch übernehmen" aktivert haben) über die doppelten Einträge.
Sie können die Dubletten dann in einer Listenansicht überprüfen.
Reset Möglichkeit
Wenn die Synchronisierung nicht korrekt zu sein scheint oder etwas seltsam anmutet, dann können Sie die Synchronisierung von Dateien löschen und von Anfang an starten.
Das Plugin wird dann wie vor dem ersten Synchronisieren reagieren.
Es werden nur die Synchronsierungsdateien gelöscht, nicht Ihre Login-Daten oder Logging-Daten.
Personalisierungs Möglichkeiten
Im Personalisierungs Tab können Sie das Plugin an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Blenden Sie die nicht benötigten Buttons mit einem Klick aus.
Die Veränderung wird unmittelbar im Plugin aktiv.
Mehrsprachigkeit
In der Registerkarte "Sprache" können Sie die Lokalisierung des Plugins von Standard "EN Englisch" zu "DE Deutsch" verändern.
Wenn Sie es ändern, starten Sie Outlook neu und das Plugin wird in der gewählten Sprache angezeigt. Nicht nur die Schnittstelle, auch die Protokollierung und alle Informationen, Messageboxes und Popups werden übersetzt.
In einigen Fällen, vor allem Fehler-Handlings, gibt es auch ausführliche Informationen die in englischer Sprache etwas ergänzen, dies wird aus dem Operating-System übernommen.
In den kommenden Versionen fügen wir weitere Sprachen wie Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Italienisch, Russisch, Chinesisch hinzu....
