Detaillierte FAQ zur E-Rechnung

Eine sonstige Rechnung ist ein Rechnungsdokument, das nicht den Anforderungen einer E-Rechnung entspricht. Dazu gehören traditionelle Papierrechnungen und digitale Formate wie PDF, Word-Dokumente oder einfache Bilddateien (JPG, TIF). Im B2B-Bereich dürfen diese Formate nur noch innerhalb der Übergangsfristen ausgestellt werden.

Nein, eine elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen zwar gewährleistet sein, dies kann aber auch durch ein internes betriebliches Kontrollverfahren sichergestellt werden.

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (B2B) stattfinden. Ausgenommen sind steuerbefreite Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Die Pflicht gilt auch, wenn der Leistungsempfänger eine inländische juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts ist (z. B. Vereine, Stiftungen), sofern der Umsatz den unternehmerischen Bereich dieser Einrichtung betrifft.

Sie müssen nur dann eine E-Rechnung ausstellen, wenn die Leistung an den unternehmerischen Bereich dieser Organisation erbracht wird. Im Zweifelsfall sollten Sie direkt beim Leistungsempfänger nachfragen, um sicherzugehen.

Wie jede andere Rechnung muss eine E-Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt und übermittelt werden.

Ja, es gibt Ausnahmen für:

• Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (brutto).
• Fahrausweise.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können.

Bei Dauerschuldverhältnissen (wie Mietverträgen) reicht es aus, einmalig für den ersten Zeitraum eine E-Rechnung auszustellen. Solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern, ist keine erneute Ausstellung notwendig. Der Vertrag selbst kann als Anhang in die E-Rechnung integriert werden.

Die Übermittlung kann auf verschiedene Weisen erfolgen, zum Beispiel per E-Mail, über elektronische Schnittstellen (z. B. Peppol), über einen Download-Link von einem Portal oder durch direkten Austausch zwischen zwei Systemen.

Ist Ihr Unternehmen zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, hat der Empfänger kein Anrecht auf eine alternative Form (z. B. PDF oder Papier). In diesem Fall gelten Ihre umsatzsteuerrechtlichen Pflichten als erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt und eine ordnungsgemäße Übermittlung nachweislich versucht haben.

Sie sollten Ihre E-Rechnung vor dem Versand mit einer Validierungssoftware überprüfen, die online oft kostenfrei verfügbar ist. Auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, minimiert es das Risiko, dass die Rechnung vom Empfänger aufgrund von Fehlern zurückgewiesen wird.

Nein, die elektronische Weiterverarbeitung ist nicht verpflichtend. Sie können die E-Rechnung auch mithilfe einer Software (sogenannter Viewer) lesbar machen und die Daten manuell in Ihr System übertragen. Allerdings bietet die Automatisierung hier erhebliche Effizienzvorteile.

Die E-Rechnung (die XML-Datei) muss in ihrer ursprünglichen, unveränderbaren Form elektronisch archiviert werden. Ein bloßer Ausdruck reicht nicht aus. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein, um eine maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung zu gewährleisten.

Bei Umsätzen unter 250 Euro reicht ein Kassenbeleg. Liegt der Betrag darüber und der Kunde ist ein Unternehmer, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden. Sie können zunächst einen Kassenbeleg erstellen und dem Kunden später die offizielle E-Rechnung zusenden.

In vielen E-Rechnungsformaten (z.B. XRechnung) gibt es kein eigenes Feld für Skonto. Die Finanzverwaltung akzeptiert es aber, wenn Sie die Skonto-Informationen in einem speziellen Freitextfeld in einer bestimmten, maschinenlesbaren Zeichenfolge angeben.

Anzahlungen müssen im strukturierten Teil einer E-Rechnung abgesetzt werden. Sollte dies technisch nicht möglich sein, können die Informationen über die Anzahlungen in einem unstrukturierten Anhang zur Schlussrechnung aufgeführt werden.

Eine Korrektur muss immer unter Verwendung desselben Rechnungstyps (also als E-Rechnung) erfolgen. Die berichtigte E-Rechnung muss sich klar und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Eine Korrektur per PDF oder Papier ist nicht zulässig, wenn Sie zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet sind.

Ist der Lieferant zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, erfüllt nur diese die Anforderungen für den Vorsteuerabzug. In Ausnahmefällen kann der Vorsteuerabzug auch mit einer „sonstigen Rechnung“ möglich sein, wenn diese alle erforderlichen Angaben enthält und die Finanzverwaltung die Transaktion prüfen kann.

Eine E-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Diese müssen in strukturierter Form vorliegen.

Sie können kostenfreie Viewer-Tools für den Empfang nutzen. Für die Erstellung von E-Rechnungen empfiehlt sich eine professionelle E-Rechnungssoftware oder ein CRM-System mit entsprechender Funktionalität.

Ja, die Kosten für die Anschaffung neuer Software zur E-Rechnungsumstellung können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.