XRechnung vs. ZUGFeRD: Unterschiede & Einsatz im B2B

Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht stehen viele Unternehmen vor derselben Frage: XRechnung oder ZUGFeRD – welches E-Rechnungsformat ist das richtige für uns?

Beide Formate gelten als gesetzeskonforme E-Rechnungen, erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und werden in Deutschland aktiv eingesetzt. In der Praxis unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD jedoch deutlich – nicht nur technisch, sondern vor allem im Einsatzbereich, im Arbeitsalltag und im Grad der Prozessautomatisierung.

Dieser Artikel erklärt die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD, zeigt typische Einsatzszenarien im B2B-Umfeld und hilft Unternehmen, das passende Format fundiert zu wählen.

👉 Einen umfassenden Überblick zu gesetzlichen Grundlagen und Fristen findest du imE-Rechnung Leitfaden für Unternehmen.

Was sind E-Rechnungsformate überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine einfache PDF-Rechnung, sondern ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument, das gemäß EN 16931 automatisiert verarbeitet werden kann. Grundlage dafür ist der europäische Standard EN 16931, der definiert, welche Datenfelder eine elektronische Rechnung enthalten muss.

Damit eine Rechnung rechtlich als E-Rechnung gilt, muss sie:

• strukturiert (meist XML-basiert) sein
• automatisiert verarbeitet werden können
• GoBD-konform archiviert werden

In Deutschland haben sich dafür zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD.

Was ist XRechnung?

Definition und Funktionsweise von XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format, das ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde.

Es enthält keine visuelle Darstellung – Menschen können eine XRechnung ohne spezielle Software nicht lesen.

Der Fokus liegt auf maximaler Standardisierung und Automatisierung, weshalb XRechnung besonders im öffentlichen Sektor eingesetzt wird.

Wann ist XRechnung Pflicht?

XRechnung ist verpflichtend für Rechnungen an:

• Bundesbehörden
• Landesbehörden
• viele kommunale Auftraggeber

→ B2G (Business-to-Government) Im B2B-Umfeld ist seit dem 1. Januar 2025 der Empfang von E-Rechnungen verpflichtend. Unternehmen können dabei zwischen verschiedenen EN-16931-konformen Formaten wählen. XRechnung ist im B2B nicht vorgeschrieben, wird jedoch als EN-16931-konformes Format akzeptiert. ZUGFeRD hat sich insbesondere im Mittelstand als praxisnahes und anwenderfreundliches E-Rechnungsformat etabliert.

👉 Details zur gesetzlichen Verpflichtung findest du im Artikel E-Rechnungspflicht 2025: Der komplette Leitfaden.

Vorteile und Nachteile von XRechnung

Vorteile

• 100 % EN-16931-konform
• optimal für automatisierte Verarbeitung
• rechtlich eindeutig für Behörden

Nachteile

• nicht menschenlesbar
• höherer technischer Aufwand
• im B2B-Alltag für viele KMU unpraktisch

Was ist ZUGFeRD?

Definition und Funktionsweise von ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das zwei Welten verbindet:

• eine PDF-Datei für Menschen
• eine eingebettete XML-Datei für Systeme

Damit kann dieselbe Rechnung sowohl gelesen als auch automatisch verarbeitet werden.

Einsatz von ZUGFeRD im B2B

ZUGFeRD ist besonders im B2B-Umfeld weit verbreitet und eignet sich ideal für Unternehmen, die:

• mit Geschäftspartnern ohne komplexe IT-Systeme arbeiten
• schrittweise auf E-Rechnung umstellen möchten
• Prozesse digitalisieren wollen, ohne auf Lesbarkeit zu verzichten

Gerade im Mittelstand hat sich ZUGFeRD als praxisnaher Einstieg etabliert. In der Ausprägung ZUGFeRD EN 16931 erfüllt das Format vollständig die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnung im B2B.

Vorteile und Nachteile von ZUGFeRD

Vorteile

• leicht verständlich für Anwender
• hohe Akzeptanz im Mittelstand
• einfacher Einstieg in die E-Rechnung
• kompatibel mit vielen ERP- und Buchhaltungssystemen

Nachteile

• nicht für alle B2G-Szenarien zulässig
• etwas weniger strikt standardisiert als XRechnung

XRechnung vs. ZUGFeRD – der direkte Vergleich

Welches E-Rechnungsformat ist das richtige für Ihr Unternehmen?

Die Entscheidung hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als von den Empfängern Ihrer Rechnungen:

• Rechnungen an Behörden → XRechnung erforderlich
• Rechnungen an Unternehmen → ZUGFeRD ideal
• Beides → Unterstützung beider Formate notwendig

Viele Unternehmen müssen heute beide Formate parallel beherrschen.

E-Rechnungsformate in der Praxis: Umsetzung mit CRM-Systemen statt Insellösungen

Unabhängig davon, ob Unternehmen XRechnung oder ZUGFeRD einsetzen, gilt eine zentrale Erkenntnis:

Der eigentliche Effizienzgewinn entsteht nicht durch das Format selbst, sondern durch dessen Automatisierung im Prozess.

In der Praxis scheitern viele E-Rechnungsprojekte an isolierten Tools. Rechnungen werden zwar formal korrekt erzeugt, entstehen jedoch außerhalb des operativen Workflows – ohne Bezug zu Angebot, Auftrag oder Kunde.

Moderne CRM-Systeme verfolgen einen anderen Ansatz. Sie integrieren die E-Rechnung direkt in den Geschäftsprozess.

Ein CRM bildet den gesamten kaufmännischen Ablauf ab – von der Angebotserstellung über die Leistungserbringung bis zur Rechnungsstellung. Dadurch können:

• XRechnung und ZUGFeRD automatisch erzeugt werden
• vorhandene Kunden- und Auftragsdaten genutzt werden
• manuelle Eingaben und Medienbrüche entfallen
• Rechnungen revisionssicher archiviert werden

Wie dieser End-to-End-Prozess konkret funktioniert, zeigt der Artikel 👉 Automatisierung der Rechnungsstellung mit vtiger CRM.

Unternehmen, die sowohl B2G- als auch B2B-Rechnungen stellen, profitieren besonders von einer Lösung, die beide Formate prozessintegriert und gesetzeskonform unterstützt.

👉 Mehr dazu auf der Solution-Seite E-Rechnung Software mit vtiger CRM

Fazit: XRechnung oder ZUGFeRD – es kommt auf den Anwendungsfall an

Es gibt kein „besseres“ E-Rechnungsformat – sondern nur das passendere:

• XRechnung ist technisch strikt und für Behörden unverzichtbar
• ZUGFeRD ist flexibel, praxisnah und ideal für B2B

Unternehmen, die beide Formate beherrschen und automatisiert einsetzen können, sind langfristig am besten aufgestellt – insbesondere im B2B-Umfeld und mit Blick auf zukünftige gesetzliche Anforderungen.

👉 Für den Gesamtüberblick empfehlen wir den
E-Rechnung Leitfaden für Unternehmen.