![[x]vtiger – vtiger CRM Deutschland](/assets/vtiger-logo.png){kind=logo}
↓
In drei Formaten exportieren
Der Bericht lässt sich als CSV, Excel-Datei oder PDF herunterladen. Exportiert wird dabei genau das, was die Tabelle gerade anzeigt – eine gesetzte Suche wirkt sich also auf die Datei aus.
KI-Assistent · Künstliche Intelligenz im CRM
Ihre KI kennt
Ihre CRM-Daten.
Der KI-Assistent für [x]vtiger und vtiger CRM arbeitet dort, wo Ihre Daten liegen: Datensätze suchen und anlegen, E-Mails und PDFs entwerfen – mit Freigaben, die Sie bestimmen.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
[x]vtiger / KI-Assistent
Vom Satz zur Aufgabe.Mit Entwürfen, die Sie vor dem Absenden prüfen.
KI mit Zugang zum Zusammenhang
Ein Assistent, der
Ihr CRM versteht.
Ein allgemeiner KI-Chat kennt Ihr Unternehmen nicht. Er weiß nicht, welcher Lead gestern hereinkam, wie die letzte Rechnung an diesen Kunden aussah oder wer den Vorgang betreut. Entsprechend endet die Arbeit häufig beim Kopieren: Daten aus dem CRM in den Chat, die Antwort wieder zurück.
Der KI-Assistent für vtiger CRM setzt genau hier an. Er läuft innerhalb Ihres CRM und kann – soweit Sie es freigeben – auf die Datensätze zugreifen, um die es gerade geht. Aus einer Anweisung im Chat wird damit eine konkrete Aufgabe: ein angelegter Lead, ein ausgewerteter Bericht, ein vorbereiteter E-Mail-Entwurf. Welche Datensätze dabei herangezogen wurden, bleibt im Chat sichtbar.
Datensätze im Chat bearbeiten
Suchen, anlegen, bearbeiten – sofern die Administration die Aktion für das Modul freigegeben hat.
E-Mails und PDFs vorbereiten
Entwürfe entstehen als Vorschau und werden erst nach Ihrer Prüfung versendet oder gespeichert.
Provider und Rechte selbst wählen
Sieben Provider zur Auswahl, bis hin zum selbst betriebenen Modell im eigenen Netz.
Aus einem Satz wird ein Datensatz
Erfassen,
während Sie schreiben.
Der Assistent ist als Chat-Fenster direkt im CRM erreichbar. Eine Anweisung wie „Bitte erstelle mir einen Lead namens Bernd Musterman von der Firma Mustermann GmbH mit der E-Mail-Adresse bernd.musterman@musterman.de“ genügt – der Datensatz wird angelegt und als Bestätigung mit Nummer und direktem Öffnen-Link zurückgemeldet.
Fehlen für das Anlegen noch Pflichtangaben, legt der Assistent nicht einfach etwas Unvollständiges an. Er benennt, welche Angaben fehlen, und fragt gezielt nach. Bei Positionen etwa nach Menge und Preis, bei Terminen nach Datum und Uhrzeit.
Ebenso lassen sich vorhandene Daten abrufen: Der Assistent durchsucht die freigegebenen Module, zeigt Treffer als Tabelle mit Modul, Name und Öffnen-Link und kann die letzten Aktivitäten zu einem Datensatz zusammenstellen. Jeder Chat bleibt mit seinem Verlauf erhalten und lässt sich später durchsuchen.
Auswerten, ohne Berichte zu bauen
Ein Satz genügt für den Bericht.
Statt einen Berichtsassistenten zu durchlaufen, beschreiben Sie im Chat, was Sie sehen möchten. Der Assistent wählt Modul, Spalten und Filter und liefert das Ergebnis als fertigen Bericht zurück.
Auf eine Anweisung wie „Erstelle mir einen Bericht über alle Leads“ meldet der Assistent zurück, wie viele Datensätze gefunden wurden, und öffnet den Bericht direkt im Chat. Welche Spalten sinnvoll sind, entscheidet er anhand Ihrer Anfrage – in der Regel vier bis acht Felder, die man bei dieser Auswertung erwartet.
Der Bericht ist in vier Reiter gegliedert: Tabelle, Graphen, Export und Informationen. In der Tabelle durchsuchen Sie das Ergebnis über ein eigenes Suchfeld, ohne den Bericht neu erzeugen zu lassen.
Im Gespräch nachschärfen
Das Ergebnis ist kein Endpunkt. Mit der nächsten Nachricht verfeinern Sie den Bericht weiter – etwa „zeige mir zusätzlich das Erstelldatum“ oder „entferne die Telefonnummer“. Der Assistent baut den Bericht mit den geänderten Spalten neu auf, sodass Sie sich schrittweise an die gewünschte Auswertung herantasten, statt Filterdialoge auszufüllen.
Vom Ergebnis zur Grafik
Dieselben Zahlen,
anders betrachtet.
Im Reiter „Graphen“ bestimmen Sie, wonach gruppiert wird und welcher Wert dargestellt werden soll – die Anzahl der Datensätze oder die Summe eines Feldes. Als Darstellung stehen Balken und Torte zur Wahl; die Automatik entscheidet anhand der Daten.
Entscheidend ist der Bezug zur Tabelle: Die Grafik wird aus den gerade angezeigten Zeilen berechnet. Schränken Sie das Ergebnis über die Tabellensuche ein, verändert sich das Diagramm mit. So prüfen Sie eine Teilmenge, ohne einen zweiten Bericht anzufordern.
i
Nachvollziehbar bleiben
Der Reiter „Informationen“ hält fest, aus welchem Modul die Daten stammen, wie viele Datensätze enthalten sind, wann der Bericht entstand, welche Anfrage ihm zugrunde liegt und welche Spalten gewählt wurden.
Nichts geschieht ungefragt
Sie bestimmen,
was die KI darf.
Im Auslieferungszustand kann der Assistent keine Datensätze ansehen, suchen, anlegen, bearbeiten oder löschen. Jede dieser Aktionen muss die Administration bewusst freischalten – und zwar einzeln je Modul. Für Organisationen, Kontakte, Leads, Tickets, Rechnungen und auch die maexware-Module entscheiden Sie getrennt, ob nur gelesen oder auch geschrieben werden darf.
Diese Freigaben sind eine Obergrenze, keine Erweiterung von Rechten. Zusätzlich gelten immer die vtiger-Berechtigungen der angemeldeten Person. Was jemand im CRM selbst nicht darf, bleibt ihm auch über den Assistenten verwehrt.
Unabhängig von den Einstellungen weist das Modul bestimmte Anfragen grundsätzlich zurück: Massenlöschungen ganzer CRM-Bereiche, die Ausgabe sensibler Gehalts- und Lohndaten sowie den Zugriff auf Prompts und Chatverläufe anderer Benutzer.
Schrittweise einführen.
Beginnen Sie mit Leserechten für wenige Module. Erweitern Sie auf Anlegen und Bearbeiten erst, wenn Ihr Team den Umgang mit den Antworten kennt.
Keine Festlegung auf einen Anbieter
Sieben Provider.
Ihre Entscheidung.
Der KI-Assistent ist nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden. Zur Auswahl stehen MxGPT, OpenAI, Mistral.ai, Anthropic Claude, Google Gemini, DeepSeek und Ollama. Die Administration aktiviert die Provider, die im Chat zur Verfügung stehen sollen, und markiert einen davon als Standard.
Je Provider hinterlegen Sie den API-Key und das Default-Modell. Über „Weitere Modelle“ können Sie zusätzliche Modelle freigeben, zwischen denen Ihre Benutzer im Chat wechseln – etwa ein schnelles Modell für kurze Fragen und ein leistungsfähigeres für längere Entwürfe.
Auch ohne externen Dienst
Mit Ollama binden Sie ein selbst betriebenes Sprachmodell über eine eigene Server-URL ein; ein API-Key ist dafür nicht erforderlich. Für Organisationen mit strengen Vorgaben zur Datenverarbeitung bleiben die Chat-Inhalte damit in der eigenen Infrastruktur.
Einmal festlegen, überall wirksam
Ihre Regeln
für jede Antwort.
Über den globalen System-Prompt geben Sie dem Assistenten unternehmensweite Vorgaben mit: wie er auftreten soll, welche Anrede und welcher Tonfall gelten, worauf er besonders achten muss. Diese Anweisung begleitet jede Anfrage, ohne dass Ihre Mitarbeitenden sie wiederholen müssen.
Für Dokumente gibt es einen eigenen PDF-Generierungs-Prompt. Dort hinterlegen Sie Regeln zu Aufbau, Stil, Pflichtinhalten und Formatierung, die bei jeder PDF-Erstellung zusätzlich geladen werden. So folgen Entwürfe für Angebote oder Vereinbarungen einer einheitlichen Struktur.
Ergänzend lässt sich der persönliche Benutzer-Prompt freischalten. Ist er aktiv, kann jede Person im eigenen Profil eine zusätzliche Anweisung hinterlegen – etwa die eigene Rolle oder bevorzugte Sprache. Die Antwortsprache selbst stellen Sie zentral ein; sie wird bei jeder Anfrage mitgesendet.
Nachvollziehbar statt undurchsichtig
Protokollierung,
die Sie steuern.
Im Reiter „Allgemein“ legen Sie die Rahmenbedingungen fest: die maximale Länge der Antworten, die Antwortsprache und ob persönliche Benutzer-Prompts erlaubt sind. Darunter finden Sie den Bereich „Protokollierung & Datenschutz“.
Ist die Protokollierung aktiv, werden API-Requests und -Responses verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und ausschließlich in den Einstellungen entschlüsselt angezeigt. Über die Aufbewahrungsdauer in Monaten bestimmen Sie, wie lange diese Audit-Einträge erhalten bleiben; ältere Einträge werden automatisch bereinigt. So bleibt nachvollziehbar, welche Anfragen Ihr CRM an den Anbieter gesendet hat.
Die Option, Antworten beim Anbieter für spätere Abfragen speichern zu lassen, ist aus Datenschutzgründen standardmäßig ausgeschaltet und muss bewusst aktiviert werden.
Aus der Praxis
Wofür nutzt Ihr Team den KI-Assistenten?
Der Nutzen entsteht dort, wo ohnehin täglich getippt wird – beim Erfassen, Nachschlagen und Formulieren.
Erstkontakt schneller beantworten
Ein neuer Lead kommt herein und soll zeitnah eine Rückmeldung bekommen. Lassen Sie den Assistenten eine Begrüßungs-E-Mail vorbereiten, die den Namen, die Organisation und den zuständigen Ansprechpartner aus dem Datensatz übernimmt. Sie prüfen den Entwurf in der Vorschau, passen die Rückfragen an und senden ihn ab.
Erfassen, ohne das Formular zu öffnen
Angaben aus einem Telefonat lassen sich direkt im Chat diktieren: Name, Firma und E-Mail-Adresse genügen, und der Assistent legt den Lead an und verlinkt ihn. Fehlen Pflichtangaben, fragt er gezielt nach, statt einen unvollständigen Datensatz zu speichern.
Den Überblick zu einem Kunden gewinnen
Vor einem Termin reicht eine Frage im Chat, um die letzten Aktivitäten zu einem Datensatz zusammenzufassen. Der Assistent sucht die passenden CRM-Einträge, zeigt sie als Tabelle mit Direktlinks und verwendet sie als Grundlage für seine Antwort – sichtbar in der Liste der verwendeten Datensätze.
KI und Vorlagen im Paket
Der KI-Assistent ist im Alles-Paket enthalten.
Das Alles-Paket bündelt den KI-Assistenten mit acht weiteren maexware-Modulen. Darin enthalten sind auch die PDF Vorlagen, deren KI-gestützte Vorlagenerstellung den aktiven KI-Assistenten voraussetzt – beide Module sind damit bereits Teil des Pakets.
Alle enthaltenen Module ansehen →Gut zu wissen
Fragen zum KI-Assistenten in vtiger CRM.
Was ist der KI-Assistent für vtiger CRM?
Der KI-Assistent ist das KI-Modul von maexware für [x]vtiger und vtiger CRM. Er ergänzt Ihr CRM um einen Chat, der auf Ihre CRM-Daten zugreifen kann: Datensätze suchen und anlegen, Inhalte zusammenfassen, E-Mail-Entwürfe und PDF-Entwürfe vorbereiten. Der Assistent ist sowohl als Chat-Fenster am Datensatz als auch als eigene Seite mit Chat-Verlauf verfügbar.
Welchen KI-Anbieter kann ich verwenden?
Sie haben die Wahl zwischen mehreren Providern: MxGPT, OpenAI, Mistral.ai, Anthropic Claude, Google Gemini, DeepSeek und Ollama. Die Administration aktiviert die Provider, die Ihre Benutzer verwenden dürfen, und legt einen davon als Standard fest. Je Provider hinterlegen Sie einen API-Key, ein Default-Modell und optional weitere Modelle, zwischen denen Benutzer im Chat wechseln können.
Können die Daten im eigenen Haus bleiben?
Ja. Mit dem Provider Ollama binden Sie ein selbst betriebenes Sprachmodell über eine eigene Server-URL ein, standardmäßig http://localhost:11434. Für diesen Provider ist kein API-Key erforderlich. Damit verlassen die Chat-Inhalte Ihre eigene Infrastruktur nicht. Falls Sie für MxGPT noch keinen Zugang haben, wenden Sie sich an support@vtiger.de.
Was darf der KI-Assistent mit meinen CRM-Daten machen?
Standardmäßig nichts. Der Assistent kann keine Datensätze ansehen, suchen, anlegen, bearbeiten oder löschen, bis die Administration das ausdrücklich freigibt. Die Freigabe erfolgt pro Modul und pro Aktion – Ansehen/Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen lassen sich einzeln setzen. Zusätzlich greifen immer die vtiger-Berechtigungen des angemeldeten Benutzers: Was jemand im CRM nicht darf, kann er auch über den Assistenten nicht tun.
Wie erstelle ich einen Bericht über den Assistenten?
Sie beschreiben die gewünschte Auswertung im Chat, etwa „Erstelle mir einen Bericht über alle Leads“. Der Assistent wählt Modul, Spalten und Filter und liefert den Bericht mit den Reitern Tabelle, Graphen, Export und Informationen zurück. Mit der nächsten Nachricht lässt er sich verfeinern – Sie können einzelne Felder ergänzen oder entfernen lassen, ohne von vorn zu beginnen.
Kann ich Berichte weiterverwenden?
Ja. Im Reiter „Export“ laden Sie das Ergebnis als CSV, Excel-Datei oder PDF herunter. Exportiert wird genau das, was die Tabelle gerade zeigt, inklusive einer gesetzten Suche. Die Reiter „Graphen“ und „Informationen“ zeigen dieselbe Datenbasis als Diagramm beziehungsweise mit Angaben zu Modul, Anfrage und gewählten Spalten.
Werden E-Mails automatisch versendet?
Nein. Der Assistent bereitet einen Entwurf vor und öffnet ihn in der E-Mail-Vorschau mit Empfänger, Betreff und Nachrichtentext. Sie prüfen und bearbeiten den Entwurf dort, ergänzen bei Bedarf Anhänge aus den Dokumenten und senden erst nach Ihrer Bestätigung. Dasselbe gilt für PDF-Entwürfe: Sie werden als Vorschau erstellt und erst auf Ihren Wunsch in den Dokumenten gespeichert.
Wie wird mit den übertragenen Daten umgegangen?
Die Administration entscheidet über die Protokollierung. API-Requests und -Responses werden verschlüsselt in der Datenbank abgelegt und nur in den Einstellungen entschlüsselt angezeigt; die Aufbewahrungsdauer stellen Sie in Monaten ein. Die Option, Responses beim Anbieter für spätere Abfragen speichern zu lassen, ist aus Datenschutzgründen standardmäßig ausgeschaltet. Zusätzlich blockiert das Modul bestimmte Anfragen grundsätzlich, etwa Massenlöschungen ganzer CRM-Bereiche, die Ausgabe sensibler Gehaltsdaten und den Zugriff auf Chatverläufe anderer Benutzer.
Ist der KI-Assistent in einem Modul-Paket enthalten?
Ja. Der KI-Assistent ist Teil des Alles-Pakets, das neun maexware-Module zum Gesamtpreis bündelt. Dort ist auch der PDF-Vorlagen-Generator MxPdfMaker enthalten, dessen KI-gestützte Vorlagenerstellung den aktiven KI-Assistenten voraussetzt. Den Preis für das einzelne Modul finden Sie beim MX Connector.
Ihr nächster Schritt
Bringen Sie KI dorthin,
wo Ihre Daten liegen.
Erleben Sie den KI-Assistenten in [x]vtiger. Wir zeigen Ihnen den Chat am Datensatz, die E-Mail- und PDF-Entwürfe sowie die Freigaben, mit denen Sie den Rahmen festlegen.
KI-Assistent kennenlernenZum MX Connector & Modulpreis
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.