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MxPDFSign · Unterschriften im CRM
Mit dem Modul Unterschriften holen Sie elektronische Signaturen in [x]vtiger und vtiger CRM ein. Direkt vor Ort oder über einen persönlichen Link – mit Dokument, Unterzeichnern und Status an einem Ort.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
Dokumente weiterbringen
Ein PDF ist vorbereitet, doch die Unterschrift fehlt noch. Nun beginnt häufig die Suche nach Rückmeldungen: Wer hat das Dokument bereits gesehen? Von wem fehlt noch eine Unterschrift? Und wo liegt die fertige Fassung? Das Unterschriften-Modul führt diese Informationen in einer Signaturanfrage direkt im CRM zusammen.
Das Unterschriften-Modul für vtiger CRM verbindet Ihr PDF mit den beteiligten Personen und dem passenden CRM-Vorgang. Auf der Detailseite sehen Sie das Ausgangsdokument, die zugeordneten Unterzeichner und den aktuellen Bearbeitungsstand. Kommentare bleiben am Vorgang, damit Rückfragen und Antworten auch für andere Mitarbeitende nachvollziehbar sind.
Öffnen Sie das Unterschriftenfeld am Vorgang und erfassen Sie die Signatur unmittelbar in vtiger.
Empfänger prüfen das PDF im Browser und unterschreiben ohne eigenen CRM-Zugang.
Nach allen vorgesehenen Unterschriften entsteht ein neues Dokument direkt in Ihrem CRM.
Ein gemeinsamer Termin. Ein direkter Abschluss.
Über „Jetzt unterschreiben“ öffnen Sie das Signaturfeld direkt an der Signaturanfrage. Die Unterschrift wird mit der Maus oder auf einem geeigneten Touch-Gerät mit Finger beziehungsweise Stift gezeichnet. So können Sie ein besprochenes Dokument im gemeinsamen Termin unmittelbar unterschreiben lassen.
Im Dialog lässt sich die Zeichnung vor der Übernahme löschen und erneut eingeben. Erst mit „Unterschrift übernehmen“ wird sie dem Vorgang zugeordnet. Bei mehreren Beteiligten erfassen Sie die Unterschriften für die jeweiligen Personen; die Übersicht zeigt weiterhin, welche Unterschriften noch fehlen.
Der Bezug zum PDF bleibt dabei erhalten. Ihr Team muss die erfasste Unterschrift nicht anschließend aus einer separaten Bilddatei in das Dokument übertragen. Das Modul übernimmt die Zusammenführung beim Abschluss der Signaturanfrage.
Auch außerhalb Ihres Unternehmens
Für Kunden und andere externe Beteiligte erstellen Sie einen persönlichen Signatur-Link. Dieser öffnet eine eigene Browserseite mit dem zugehörigen PDF, einer Kommentarmöglichkeit und dem Unterschriftenfeld. Ein Benutzerkonto in Ihrem vtiger CRM ist dafür nicht erforderlich.
Der Empfänger kann das Dokument vor der Unterschrift ansehen und bei Bedarf in einem neuen Tab öffnen. Sind noch Fragen offen, lässt sich ein Kommentar am Vorgang hinterlassen. So müssen Rückfragen zum Dokument nicht erst aus einem getrennten E-Mail-Verlauf zusammengesucht werden.
Beim Erstellen des Signatur-Links können Sie ein zusätzliches Passwort vergeben. Dann wird der Zugriff erst nach Eingabe dieses Passworts freigegeben. Die Gültigkeit des Links ist zeitlich begrenzt; nach erfolgreicher Abgabe der zugehörigen Unterschrift wird er ungültig. Ein neu erzeugter Link für dieselbe Person ersetzt den vorherigen.
Die externe Seite führt den Empfänger durch den Vorgang, während Ihr Team den Bearbeitungsstand direkt in der CRM-Detailansicht verfolgt.
Gemeinsam zum fertigen Dokument
Eine Unterschrift ist oft nur ein Teil des Ablaufs. Das Modul hält auch die Beteiligten, Rückfragen und das Ergebnis zusammen.
Ordnen Sie einer Anfrage mehrere Personen zu und übernehmen Sie vorhandene CRM-Daten aus Kontakten, Organisationen oder Leads. Pro Unterzeichner bleibt sichtbar, ob die Signatur noch aussteht oder bereits erfasst wurde. Solange weitere Unterschriften fehlen, zeigt der Vorgang den Status „Teilweise unterschrieben“.
Externe Beteiligte können über die Signaturseite Kommentare senden. Ihr Team antwortet direkt im CRM und entscheidet, ob ein Kommentar für den Unterzeichner sichtbar sein soll oder nur intern bleibt. Dadurch lassen sich Hinweise für die Bearbeitung und Antworten an den Empfänger am selben Vorgang dokumentieren.
Nach der letzten erforderlichen Unterschrift erstellt das Modul ein neues signiertes PDF. Ein optionaler Signaturnachweis dokumentiert Angaben zu Unterzeichnern, Zeitpunkten und der Prüfsumme des Ausgangsdokuments. Die Speicherung von IP-Adressen sowie die Einbettung des Nachweises lassen sich in den Moduleinstellungen konfigurieren.
Vom PDF zum Abschluss
Ein klarer Ablauf verbindet die Vorbereitung im CRM mit der Unterschrift und der anschließenden Dokumentenablage.
Legen Sie eine Signaturanfrage an und verbinden Sie diese mit dem gewünschten PDF-Dokument. Fügen Sie die Unterzeichner hinzu, beispielsweise aus vorhandenen Kontakten, Organisationen oder Leads. Betreff und CRM-Bezug helfen Ihrem Team, den Vorgang später eindeutig zuzuordnen.
Starten Sie die Unterschrift direkt im CRM oder erzeugen Sie persönliche Links für externe Beteiligte. Bei Bedarf vergeben Sie ein Passwort und legen die Gültigkeit fest. Den Link können Sie kopieren oder über den im CRM eingerichteten E-Mail-Versand zustellen.
Verfolgen Sie den Bearbeitungsstand der einzelnen Personen. Sobald alle Unterschriften vorliegen, erzeugt das Modul das signierte PDF als neues CRM-Dokument. Ihr Team findet das Ergebnis an der Signaturanfrage und kann es für die weitere Bearbeitung herunterladen.
Passend zu Ihrem Dokumentenprozess
Das Unterschriften-Modul installieren und lizenzieren Sie über den MX Connector. Für die Kombination mit weiteren Erweiterungen ist das Unterschriften-Modul in diesen Paketen enthalten:
eRechnung, PDF Vorlagen, Unterschriften, Eingangsbelege, Lieferscheine und Gutschriften im Kombi-Preis – vom Rechnungseingang bis zur digitalen Unterschrift.
Einzeln 69,94 € / Monat
49,99 € / Monat
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Gut zu wissen
Das Unterschriften-Modul von maexware für [x]vtiger und vtiger CRM verbindet PDF-Dokumente, Unterzeichner, Kommentare und Bearbeitungsstatus in einer Signaturanfrage. Unterschriften lassen sich direkt im CRM oder über einen externen Signatur-Link erfassen.
Nein. Externe Unterzeichner öffnen ihren persönlichen Link im Browser. Dort können sie das PDF ansehen, einen Kommentar hinterlassen und ihre Unterschrift zeichnen. Bei aktiviertem Passwortschutz müssen sie zuvor das vereinbarte Passwort eingeben. Für den externen Zugriff muss die Signaturseite Ihrer CRM-Instanz erreichbar sein.
Ja. Beim Erstellen des Links können Sie ein optionales Passwort vergeben. Zusätzlich ist der Link zeitlich begrenzt. Nach erfolgreicher Abgabe der zugehörigen Unterschrift kann er nicht erneut verwendet werden. Teilen Sie ein gesetztes Passwort dem Empfänger separat mit.
Ja. Einer Signaturanfrage können mehrere Unterzeichner zugeordnet werden. Das CRM zeigt für jede Person, ob die Unterschrift noch aussteht oder bereits vorliegt. Sobald alle vorgesehenen Personen unterschrieben haben, erstellt das Modul das gemeinsame signierte PDF und legt es als neues Dokument im CRM ab.
Das Modul erfasst eine gezeichnete einfache elektronische Unterschrift. Die Signatur wird in das PDF übernommen; ein Signaturnachweis kann ergänzt werden. Das Modul stellt keine qualifizierte elektronische Signatur bereit.
Ja. Das Unterschriften-Modul ist sowohl im Rechnungs-Paket als auch im Alles-Paket enthalten. Beide Pakete enthalten außerdem PDF Vorlagen. Die aktuellen Paketpreise finden Sie auf dieser Seite und beim MX Connector; dort sehen Sie auch den Preis für das einzelne Modul.
Ihr nächster Schritt
Erleben Sie das Unterschriften-Modul in [x]vtiger. Wir zeigen Ihnen die Unterschrift im CRM, den externen Signatur-Link und die Ablage des fertigen PDFs.
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.