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Einleseart wählen
Öffnen Sie in der Belegliste das Menü „Einlesen“ und entscheiden Sie, was vorliegt: eine strukturierte eRechnung, eine reine PDF-Rechnung oder eine PDF, die zusätzlich der KI-Assistent auswerten soll.
MxReceipts · Eingangsbelege im CRM
Eingangsbelege erfassen.
Ohne Abtippen.
Mit dem Modul Eingangsbelege erfassen Sie Lieferantenrechnungen, Quittungen und Gutschriften direkt in [x]vtiger und vtiger CRM. eRechnung, ZUGFeRD oder reine PDF einlesen – Lieferant, Beträge und Positionen stehen zur Prüfung bereit.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
[x]vtiger / Eingangsbelege
Vom Beleg zum Datensatz.Ohne die Angaben von Hand zu übertragen.
Eingangsbelege weiterbringen
Belege erfassen.
Positionen im Blick.
Eine Lieferantenrechnung liegt als PDF oder XML im Postfach, die Daten müssen aber noch ins CRM. Häufig bedeutet das: Beleg öffnen, Lieferant, Beträge und einzelne Positionen von Hand abtippen. Das Eingangsbelege-Modul übernimmt diesen Schritt und legt den Eingangsbeleg als eigenen, durchsuchbaren Datensatz mit Positionen im CRM an.
Dabei ist das Modul nicht auf ein Dateiformat angewiesen. Strukturierte eRechnungen werden exakt ausgelesen, reine PDF-Rechnungen über eine Texterkennung ausgewertet – wahlweise zusätzlich unterstützt durch den KI-Assistenten. Was das Modul erkannt hat, bekommen Sie immer zuerst zur Prüfung vorgelegt. Das Original bleibt in jedem Fall als Dokument am Beleg erhalten.
eRechnung & ZUGFeRD
XRechnung-XML und ZUGFeRD-PDF werden anhand der enthaltenen Rechnungsdaten ausgelesen.
PDF per Texterkennung
Reine PDF-Rechnungen liest das Modul selbst aus – ohne zusätzliches Modul und ohne KI.
PDF mit KI-Erkennung
Für schwierige Layouts wertet der KI-Assistent dieselbe Datei genauer aus.
Ein Menü, drei Wege
Jedes Format
richtig behandelt.
In der Belegliste führt die Schaltfläche „Einlesen“ zu drei Einträgen. Welchen Sie wählen, hängt davon ab, was Ihnen der Lieferant geschickt hat – nicht davon, welche Zusatzmodule Sie lizenziert haben.
eRechnung / XRechnung ist der Weg für strukturierte Rechnungen. Hier sind sowohl XML-Dateien als auch PDFs mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten zulässig. Weil die Angaben maschinenlesbar im Dokument stehen, werden Lieferant, Beträge und Positionen exakt übernommen.
PDF einlesen ist für gewöhnliche PDF-Rechnungen gedacht, die keine eingebetteten Rechnungsdaten enthalten. Das Modul extrahiert den Text und erkennt die Angaben über feste Regeln – ohne KI und ohne weiteres Modul.
PDF (KI) verarbeitet dieselbe Art Datei, lässt den Inhalt aber zusätzlich vom KI-Assistenten auswerten. Das hilft bei ungewöhnlich aufgebauten Rechnungen; dafür muss der KI-Assistent lizenziert und aktiv sein.
Ein Dialog für alle drei Wege
Datei hineinziehen,
analysieren lassen.
Nach der Auswahl öffnet sich der Einlese-Dialog. Sie ziehen die Datei auf die Ablagefläche oder wählen sie über den Dateidialog aus. Welche Dateitypen zulässig sind, richtet sich nach dem gewählten Weg: Für die eRechnung sind XML und PDF möglich, für die beiden PDF-Wege ausschließlich PDF.
Mit „Hochladen & analysieren“ startet die Auswertung. Passt der Inhalt nicht zum gewählten Weg, erhalten Sie einen konkreten Hinweis statt einer allgemeinen Fehlermeldung – etwa wenn eine PDF keine eingebettete eRechnung enthält und stattdessen über „PDF einlesen“ verarbeitet werden sollte.
Kein Umweg über die Dateiablage.
Der Beleg entsteht direkt aus der hochgeladenen Datei. Das Original wird dabei automatisch als Dokument angelegt und mit dem Eingangsbeleg verknüpft.
Vorausgefüllt, nicht automatisch gebucht
Erst prüfen,
dann speichern.
Unabhängig vom gewählten Weg endet die Analyse an derselben Stelle: einer zweigeteilten Vorschau. Links sehen Sie das Original – bei einer PDF als blätterbare Seitenansicht mit Zoom. Rechts steht unter „Erkannte Daten“, was das Modul daraus gelesen hat.
Jede Angabe erscheint als Paar aus Zielfeld und Wert: Betreff, Fremdbelegnummer, Belegart, Belegdatum, Fälligkeit, Währung sowie die Summen für Netto, Steuer und Brutto. Das Zielfeld lässt sich über die Auswahlliste ändern, der Wert direkt überschreiben. Darunter stehen die Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Steuersatz und Nettobetrag – einzelne Zeilen können Sie entfernen oder über „Position hinzufügen“ ergänzen.
Der erkannte Lieferant wird mit Ihren Lieferanten-Datensätzen abgeglichen und bei einem Treffer grün bestätigt. Wird keiner gefunden, wählen Sie einen bestehenden aus oder tragen einen Namen ein, der beim Speichern neu angelegt wird. In der Fußzeile weist das Modul aus, welche Erkennung zum Einsatz kam.
Erst „Beleg speichern“ schreibt in Ihr CRM.
Bis dahin lässt sich der Vorgang abbrechen, ohne dass ein Eingangsbeleg, eine Position oder ein Lieferant angelegt wurde.
Strukturierte Rechnungen
eRechnung ohne
Umweg übernehmen.
Bei einer eRechnung stehen die Angaben maschinenlesbar im Dokument. Das Modul verarbeitet die XRechnung in beiden gebräuchlichen Ausprägungen – als CII-Format sowie als UBL – und liest ebenso ZUGFeRD-Daten aus, die in einer PDF eingebettet sind. Links zeigt die Vorschau dann den XML-Inhalt der Datei, rechts die daraus übernommenen Felder.
Weil die Werte aus dem Dokument selbst stammen, entfällt hier jede Schätzung: Beträge und Positionen stimmen mit der Rechnung überein. Die Prüfung bleibt trotzdem derselbe Schritt, sodass Sie Zuordnungen anpassen können, bevor der Beleg entsteht.
Strukturierte Daten haben Vorrang
Enthält eine PDF eingebettete ZUGFeRD-Daten, verwendet das Modul diese auch dann, wenn Sie den Beleg über „PDF einlesen“ hochgeladen haben – die genauere Quelle gewinnt. Umgekehrt weist es Sie darauf hin, den PDF-Weg zu nutzen, wenn Sie eine reine PDF über „eRechnung / XRechnung“ einlesen wollten.
Vom Dokument zum Datensatz
So arbeitet Ihr Team mit den Eingangsbelegen.
Drei Schritte führen von der eingegangenen Datei zum geprüften Beleg im CRM.
Datei hochladen und analysieren
Ziehen Sie die Datei in den Dialog oder wählen Sie sie aus und starten Sie die Analyse. Das Modul liest die Datei aus und bereitet die erkannten Angaben als Vorschau auf.
Prüfen und Beleg speichern
Kontrollieren Sie Lieferant, Beträge und Positionen, korrigieren Sie einzelne Werte und schließen Sie nicht benötigte Felder aus. Mit „Beleg speichern“ entsteht der Eingangsbeleg samt Positionen und abgelegtem Original.
Vom Posteingang ins CRM
Für jede Art von Eingangsbeleg.
Das Modul ist nicht auf eine Belegart festgelegt. Drei Beispiele aus dem Alltag.
Lieferantenrechnungen erfassen
Eingehende Rechnungen landen als eigener Datensatz mit Positionen im CRM, statt nur als Anhang an einer Organisation. So lassen sich Beträge und einzelne Posten später gezielt auswerten.
Quittungen dokumentieren
Auch Quittungen ohne strukturiertes Format lassen sich als PDF einlesen. Die Texterkennung übernimmt Lieferant und Betrag, den Rest ergänzen Sie in der Vorschau.
Gutschriften vom Lieferanten verbuchen
Erhaltene Gutschriften werden ebenso als Eingangsbeleg erfasst und bleiben mit dem zugehörigen Lieferanten und dem Original nachvollziehbar.
Passend zu Ihrem Rechnungsprozess
Einzeln nutzen oder im Paket kombinieren.
Das Eingangsbelege-Modul installieren und lizenzieren Sie über den MX Connector. Für die Kombination mit weiteren Erweiterungen ist es in diesen Paketen enthalten:
Rechnungs-Paket
eRechnung, PDF Vorlagen, Unterschriften, Eingangsbelege, Lieferscheine und Gutschriften im Kombi-Preis – vom Rechnungseingang bis zur digitalen Unterschrift.
Einzeln 69,94 € / Monat
49,99 € / Monat
zzgl. MwSt. · Sie sparen ca. 28 %
Alles-Paket
Neun maexware-Module inklusive Wiki und KI-Assistent zum besten Gesamtpreis.
Einzeln 124,91 € / Monat
79,99 € / Monat
zzgl. MwSt. · Sie sparen ca. 36 %
Gut zu wissen
Fragen zu Eingangsbelegen in vtiger CRM.
Was ist das Eingangsbelege-Modul für vtiger CRM?
Das Eingangsbelege-Modul von maexware für [x]vtiger und vtiger CRM erfasst Lieferantenrechnungen, Quittungen und Gutschriften als eigenen Datensatz mit Positionen, statt sie nur als Anhang an einer Organisation abzulegen. Das Original wird als verknüpftes Dokument am Beleg gespeichert.
Welche Dateien kann ich einlesen?
Über „Einlesen“ stehen drei Wege bereit. „eRechnung / XRechnung“ verarbeitet strukturierte Rechnungen – als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten. „PDF einlesen“ wertet eine reine PDF-Rechnung per automatischer Texterkennung aus. „PDF (KI)“ nutzt zusätzlich den KI-Assistenten für eine genauere Erkennung.
Brauche ich den KI-Assistenten für den PDF-Import?
Nein. Für reine PDF-Rechnungen gibt es den Eintrag „PDF einlesen“, der ohne KI arbeitet: Das Modul extrahiert den Text und erkennt Lieferant, Beträge und Positionen über eine Texterkennung. Der KI-Assistent ist nur für den Eintrag „PDF (KI)“ erforderlich und muss dafür lizenziert und aktiv sein. Beide Wege führen zur selben Prüfvorschau.
Worin unterscheiden sich „PDF einlesen“ und „PDF (KI)“?
Beide verarbeiten eine PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten. „PDF einlesen“ nutzt eine regelbasierte Texterkennung und kommt ohne Zusatzmodul aus; bei ungewöhnlich aufgebauten Rechnungen bleiben dabei eher Felder offen. „PDF (KI)“ lässt denselben Text zusätzlich vom KI-Assistenten auswerten und erkennt dadurch mehr Angaben. Die Vorschau weist aus, welche Erkennung verwendet wurde.
Werden die erkannten Angaben automatisch übernommen?
Nein, nichts wird ungeprüft gespeichert. Nach „Hochladen & analysieren“ zeigt die Vorschau die erkannten Daten mit Zielfeld und Wert. Sie können jeden Wert korrigieren oder über „– nicht übernehmen –“ von der Übernahme ausschließen und Positionen ergänzen. Erst mit „Beleg speichern“ wird der Eingangsbeleg angelegt.
Was passiert, wenn der Lieferant noch nicht existiert?
Das Modul sucht den erkannten Lieferanten in Ihren Lieferanten-Datensätzen. Wird keiner gefunden, können Sie in der Vorschau einen bestehenden auswählen oder einen Namen eintragen – dieser Lieferant wird dann beim Speichern automatisch neu angelegt. Lassen Sie das Feld leer, wird kein neuer Datensatz erzeugt.
Was passiert, wenn meine PDF eingebettete ZUGFeRD-Daten enthält?
Das Modul erkennt das selbst und verwendet die strukturierten Daten – auch dann, wenn Sie die Datei über „PDF einlesen“ hochgeladen haben. Die genauere Quelle hat Vorrang vor der Texterkennung. In der Fußzeile der Vorschau sehen Sie, welche Erkennung tatsächlich verwendet wurde.
Welche eRechnungs-Formate werden unterstützt?
Das Modul verarbeitet die XRechnung in beiden gebräuchlichen Ausprägungen – als CII-Format und als UBL – sowie ZUGFeRD-Daten, die in einer PDF eingebettet sind. Umgekehrt weist es Sie darauf hin, den PDF-Weg zu wählen, wenn eine reine PDF ohne Rechnungsdaten über „eRechnung / XRechnung“ eingelesen werden soll.
Wo finde ich das Original des Belegs wieder?
Die hochgeladene Datei – XML, ZUGFeRD-PDF oder einfaches PDF – wird als Dokument angelegt und mit dem Eingangsbeleg verknüpft. So bleibt der Ursprungsbeleg neben den erfassten Daten jederzeit nachvollziehbar.
Sind die Eingangsbelege in einem Modul-Paket enthalten?
Ja. Das Eingangsbelege-Modul ist sowohl im Rechnungs-Paket als auch im Alles-Paket enthalten. Die aktuellen Paketpreise finden Sie auf dieser Seite und beim MX Connector; dort sehen Sie auch den Preis für das einzelne Modul.
Ihr nächster Schritt
Bringen Sie Ihre Eingangsbelege
ins CRM.
Erleben Sie das Eingangsbelege-Modul in [x]vtiger. Wir zeigen Ihnen die drei Einlesewege, die Prüfvorschau und die Ablage des Originals am Beleg.
Eingangsbelege kennenlernenZum MX Connector & Modulpreis
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.