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MxWiki · Wissen direkt im CRM
Das interne Wiki für [x]vtiger und vtiger CRM: Anleitungen, Kundenwissen und Prozesse an einem Ort. Mit @ verknüpfen Sie genau die Datensätze, um die es geht.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
Ein Ort für gemeinsame Antworten
Wie läuft die Übergabe eines Kundenprojekts? Wo stehen die Schritte für den Rechnungseingang? Und wer kennt die Besonderheiten eines Wartungsvertrags? Solches Wissen verteilt sich schnell auf E-Mails, einzelne Dokumente und die Köpfe erfahrener Mitarbeitender. Mit dem Wiki-Modul bauen Sie eine gemeinsame Wissensdatenbank direkt in Ihrem CRM auf.
Das Wiki-Modul für vtiger CRM verbindet interne Dokumentation mit Ihrer täglichen Arbeit. Sie halten Abläufe fest, sammeln Antworten auf wiederkehrende Fragen und verweisen auf die passenden Organisationen, Kontakte oder Belege. Ihr Team kann Informationen nachlesen und anschließend im zugehörigen Datensatz weiterarbeiten.
Seiten und Unterseiten bilden Ihre Themen ab: vom Unternehmenshandbuch bis zur Projektdokumentation.
Mit @ entsteht aus einer Erwähnung ein anklickbarer Verweis auf den passenden Datensatz.
Versionen vergleichen, frühere Bearbeitungsstände prüfen und bei Bedarf wiederherstellen.
Ein Zeichen. Der passende Zusammenhang.
Eine Anleitung wird besonders hilfreich, wenn sie direkt zu den richtigen Informationen führt. Genau dafür verbindet das Wiki Ihre Texte mit dem CRM.
Tippen Sie im Editor das @-Zeichen. Es öffnet sich eine Auswahl der verfügbaren Module, etwa Organisationen, Kontakte, Lieferanten oder Rechnungen. Wählen Sie den passenden Bereich, um Ihre Suche einzugrenzen. Sie bleiben dabei im Text und können Ihre Dokumentation ohne Umweg fortsetzen.
Alternativ schreiben Sie nach dem @ sofort einen Suchbegriff. Das Wiki zeigt passende Einträge aus unterschiedlichen Bereichen übersichtlich nach Modul gruppiert an. Wählen Sie den gewünschten Treffer aus, um ihn im Text zu verlinken. Auch andere Wiki-Seiten lassen sich auf diese Weise miteinander verbinden.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Beschreiben Sie die Zusammenarbeit mit einem Kunden und verknüpfen Sie dessen Organisation sowie den zuständigen Kontakt im Absatz. Wer die Wiki-Seite liest, erreicht die zugehörigen CRM-Informationen direkt über den Verweis.
Weniger suchen. Wissen finden.
Mit wachsender Dokumentation wird eine gute Suche entscheidend. Die Wiki-Suche durchsucht sowohl Seitentitel als auch Inhalte und liefert schon während der Eingabe passende Vorschläge. Kurze Textauszüge helfen Ihnen einzuschätzen, welche Seite die gesuchte Information enthält.
So finden Mitarbeitende beispielsweise einen Wartungsvertrag, eine interne Zuständigkeit oder die Beschreibung eines Arbeitsablaufs, ohne zuerst die gesamte Seitenstruktur zu öffnen. Die interne Wiki-Suche berücksichtigt dabei die Sichtbarkeit der jeweiligen Seite für den angemeldeten Benutzer.
Für das systematische Stöbern bleibt der Seitenbaum verfügbar. Er ordnet Themen hierarchisch: Unter „Prozesse“ liegen etwa Anleitungen zur Belegverarbeitung, unter „Kundenprojekte“ die Dokumentationen einzelner Aufträge. Seiten lassen sich per Drag & Drop neu anordnen.
Wissen entwickelt sich weiter
Prozesse ändern sich und Ihre Dokumentation wächst mit. Das Wiki legt beim Speichern einen neuen Bearbeitungsstand an. Über die Versionshistorie können Sie frühere Fassungen aufrufen und prüfen, wie sich eine Seite verändert hat.
Im Vergleich stehen zwei Versionen nebeneinander. Entfernte und ergänzte Textstellen sind farblich markiert. Das hilft beim Überarbeiten längerer Anleitungen genauso wie bei einer kleinen Korrektur: Sie erkennen, welche Informationen hinzugekommen sind und welche Formulierungen ersetzt wurden.
Soll eine ältere Fassung wieder gelten, können Sie diese wiederherstellen. Dabei entsteht eine neue Version. Ihr Team kann Inhalte damit weiterentwickeln und bei Bedarf bewusst zu einem früheren Stand zurückkehren.
Halten Sie Änderungen an Ihren Abläufen zeitnah fest. Die Historie macht die Entwicklung der Wiki-Seite nachvollziehbar.
Aus der Praxis
Starten Sie mit den Fragen, die regelmäßig wiederkommen. Daraus entsteht Schritt für Schritt eine hilfreiche Wissensbasis für Ihr Unternehmen.
Bündeln Sie die ersten Schritte, interne Ansprechpartner und wiederkehrende Fragen auf einer zentralen Einstiegsseite. Unterseiten führen durch einzelne Aufgaben. Neue Kolleginnen und Kollegen finden so eine nachvollziehbare Orientierung und können die passenden Kontakte direkt aus der Anleitung öffnen.
Halten Sie Besonderheiten eines Kunden, vereinbarte Abläufe und Hinweise zur Zusammenarbeit fest. Verknüpfen Sie die zugehörige Organisation und relevante Kontakte direkt im Text. So bleiben Informationen auch bei einer Übergabe verständlich und Ihr Team findet den Bezug zum Kunden ohne zusätzliche Suche.
Beschreiben Sie Schritt für Schritt, wie Ihr Team Angebote vorbereitet, Eingangsbelege bearbeitet oder einen Servicefall übernimmt. Verweise auf konkrete CRM-Datensätze machen aus einer abstrakten Beschreibung ein greifbares Beispiel. Änderungen am Ablauf lassen sich später über die Versionshistorie nachvollziehen.
Schnell zurechtfinden
Mit dem Rich-Text-Editor bearbeiten Sie Inhalte direkt auf der Wiki-Seite. Überschriften, Listen und Tabellen machen auch längere Anleitungen gut lesbar. Über Seiten und Unterseiten schaffen Sie eine Struktur, die zu Ihrem Team passt.
Die integrierte Hilfe erklärt die wichtigsten Schritte direkt im Modul: Seiten anlegen, Texte bearbeiten, Datensätze verknüpfen, die Navigation ordnen und Versionen vergleichen. Neue Nutzer erhalten damit eine Orientierung, während sie bereits im Wiki arbeiten.
Pro Seite legen Sie fest, ob sie für alle Nutzer mit Modulzugriff, für eine bestimmte Gruppe oder für ausgewählte Benutzer sichtbar ist. Zuständige Benutzer und Administratoren behalten Zugriff. So können Sie die interne Dokumentation gezielt für unterschiedliche Arbeitsbereiche organisieren.
Mit dem zusätzlich aktiven und lizenzierten KI-Assistenten können Sie Fragen zur aktuellen Seite stellen oder Texte überarbeiten und ergänzen lassen.
Vorschläge klar erkennbar
Überarbeitet oder ergänzt der KI-Assistent eine Wiki-Seite, zeigt der Editor die vorgeschlagenen Textstellen zunächst farblich markiert an. Neu hinzugefügte oder verbesserte Formulierungen erscheinen grün hervorgehoben, bevor sie Teil der Seite werden.
So erkennen Sie auf einen Blick, welche Inhalte die KI vorschlägt und welche aus Ihrer ursprünglichen Fassung stammen. Erst wenn Sie die markierten Vorschläge geprüft und gespeichert haben, werden sie endgültig in die Wiki-Seite übernommen.
Wiki und KI im Paket
Wissen dokumentieren und mit KI-Unterstützung weiterentwickeln: Das Alles-Paket enthält das Wiki, den KI-Assistenten und sieben weitere maexware-Module. Damit sind beide Module für die optionale KI-Hilfe im Wiki bereits Teil des Pakets.
Alle enthaltenen Module ansehen →Gut zu wissen
Das Wiki-Modul erweitert vtiger CRM um ein internes Unternehmenswiki. Ihr Team erstellt und bearbeitet Wissensseiten direkt im CRM, ordnet sie im Seitenbaum und verbindet Anleitungen mit passenden CRM-Datensätzen. Das Modul ist eine Erweiterung von maexware und lässt sich über den MX Connector installieren und lizenzieren.
Sie können beispielsweise Organisationen, Kontakte, Lieferanten, Leads, Rechnungen und andere Wiki-Seiten auswählen. Welche Module angeboten werden, hängt von Ihrer CRM-Installation und Ihren Berechtigungen ab. Tippen Sie @, wählen Sie ein Modul oder suchen Sie direkt durch die Eingabe eines Begriffs.
Ja. Die Versionshistorie hält gespeicherte Bearbeitungsstände fest. Sie können Fassungen nebeneinander vergleichen und Änderungen anhand der farblichen Markierungen nachvollziehen. Beim Wiederherstellen eines früheren Standes wird eine neue Version angelegt.
Nein. Seitenbaum, Editor, Verknüpfungen, Wiki-Suche und Versionshistorie funktionieren unabhängig von der KI-Unterstützung. Für die optionale KI-Hilfe benötigen Sie zusätzlich den aktiven und lizenzierten KI-Assistenten. Vorgeschlagene Textänderungen prüfen Sie im Editor und übernehmen sie erst durch Speichern.
Die Installation und Lizenzverwaltung erfolgen über den MX Connector. Verbinden Sie Ihre CRM-Instanz mit Ihrem maexware-Kundenkonto und fragen Sie die Wiki-Lizenz an. Nach der Freischaltung installieren Sie das Modul über den Connector. Wir unterstützen Sie auf Wunsch bei der Einrichtung und beim Aufbau Ihrer ersten Wissensseiten.
Ihr nächster Schritt
Entdecken Sie das Wiki für [x]vtiger und vtiger CRM. Wir zeigen Ihnen das Modul und besprechen, wie Ihr Team mit einer gemeinsamen Wissensdatenbank startet.
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.