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EInvoice · eRechnung & ZUGFeRD
Mit dem Modul eRechnung erzeugen Sie XRechnung und ZUGFeRD direkt aus [x]vtiger und vtiger CRM – geprüft vor dem Export und zustellbar per E-Mail, ohne das Rechnungsmodul zu verlassen.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
Pflicht, die zur Routine wird
Elektronische Rechnungen sind längst keine Ausnahme mehr. Öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung, immer mehr Unternehmen erwarten strukturierte Daten statt eines PDF-Anhangs. Wer dafür ein separates Portal bedient, pflegt dieselben Angaben zweimal und merkt Fehler erst, wenn die Rechnung zurückkommt.
Das eRechnungs-Modul für vtiger CRM setzt deshalb an der Stelle an, an der die Rechnung ohnehin entsteht. Aus dem vorhandenen Beleg erzeugt es die strukturierte Datei, prüft vorher die Pflichtangaben und stellt die Wege zur Zustellung gleich daneben. Die Angaben stammen aus Ihren CRM-Feldern – einmal zugeordnet, gilt die Zuordnung für jede weitere Rechnung.
Die Angaben folgen den Business Terms der europäischen Norm, als XRechnung in Version 3.
Fehlende Pflichtangaben werden benannt, bevor eine Datei entsteht oder versendet wird.
Drei Wege führen vom erzeugten Beleg direkt zum Empfänger oder in Ihre Ablage.
Ein Beleg, zwei Ausgaben
Welches Format Ihr Empfänger erwartet, entscheiden Sie je Rechnung. Die zugrunde liegenden Daten bleiben dieselben.
Das Modul erzeugt Ihre Rechnung als reine XML-Datei im Profil XRechnung 3 – zur elektronischen Einreichung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Als Geschäftsprozess ist die Peppol-Billing-Kennung hinterlegt. Für die Übermittlung über das Peppol-Netzwerk müssen Empfänger und Versanddienstleister das erzeugte XRechnungsformat unterstützen. Außerdem müssen alle erforderlichen Rechnungs- und Adressdaten korrekt hinterlegt sein.
Für Empfänger, die weiterhin ein lesbares Dokument erwarten, bettet das Modul die strukturierten Daten in ein vorhandenes Rechnungs-PDF ein. Das Ergebnis ist ein Dokument, das Menschen ansehen und Systeme auslesen können – ohne zwei getrennte Dateien zu verschicken.
Neben Rechnungen verarbeitet das Modul auch Gutschriften und kennzeichnet sie im Dokument entsprechend. Weil dabei andere CRM-Felder zugrunde liegen, pflegen Sie die Feldzuordnung für beide Belegarten getrennt – jeweils in einem eigenen Reiter der Einstellungen.
Fehler fallen vorher auf
Eine elektronische Rechnung wird maschinell verarbeitet – und maschinell abgelehnt, wenn eine Pflichtangabe fehlt. Beim Empfänger führt das zu Verzögerungen, deren Ursache sich oft erst nach Rückfragen klären lässt.
Das Modul prüft den Beleg deshalb vor dem Export und zeigt das Ergebnis oben im Dialog an. Ist alles vollständig, wird die Validierung bestätigt. Fehlt etwas, benennt die Meldung die konkrete Stelle: ein fehlendes Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum, eine unvollständige Rechnungs- oder Verkäuferadresse, die fehlende Umsatzsteuer-ID, nicht hinterlegte Kundendaten oder eine Rechnung ohne Positionen.
Auch einzelne Posten werden geprüft: Fehlt einer Position der Name, der Listenpreis, die Menge oder der Steuersatz, weist die Meldung genau diese Position aus. Sie ergänzen die Angabe im Beleg und starten den Export erneut.
Die Validierung läuft, bevor eine Datei erzeugt oder eine E-Mail erstellt wird. Ein abgebrochener Export hinterlässt keine Spuren im CRM.
Leitnummer oder Dokumentennummer · Rechnungs- beziehungsweise Gutschriftsdatum · Fälligkeitsdatum · Währung · Name und E-Mail des Kunden · vollständige Rechnungsadresse · Organisationsname, Umsatzsteuer-ID und Adresse des Verkäufers · mindestens eine Position · je Position Name, Listenpreis, Menge und Steuersatz.
Vom Dialog zum Empfänger
Ist die Prüfung bestanden, entscheiden Sie im selben Dialog, was mit der Datei geschehen soll.
Die erzeugte XRechnung laden Sie direkt herunter – etwa um sie in ein Rechnungsportal des Auftraggebers hochzuladen oder an die Buchhaltung weiterzureichen.
Der Versand erfolgt direkt aus dem CRM, ohne Umweg über ein separates Postfach. Ein erzeugtes ZUGFeRD-PDF lässt sich zusätzlich unmittelbar aus der Dokumentenzeile versenden.
Die Datei wird als Dokument im CRM abgelegt und bleibt mit der Rechnung verknüpft. So ist später nachvollziehbar, welche Fassung tatsächlich erzeugt und versendet wurde.
ZUGFeRD aus vorhandenem PDF. Liegt an der Rechnung bereits ein Rechnungs-PDF, erscheint es im Dialog zur Auswahl. Mit „Generieren“ entsteht daraus die Fassung mit eingebetteten Rechnungsdaten; auf Wunsch ersetzt sie das bestehende Dokument, statt eine zweite Datei anzulegen.
Einmal einrichten, immer gültig
Die Einstellungen bestimmen, woher jede einzelne Angabe der eRechnung kommt. Zu jeder Bezeichnung tragen Sie entweder ein CRM-Feld ein, aus dem der Wert gelesen wird, oder einen Standardwert, der immer gilt. Ist kein Feld zugeordnet, greift automatisch der Standardwert.
Diese Trennung macht die Einrichtung schlank. Wechselnde Angaben wie Rechnungsnummer, Zahlungsbedingungen oder die elektronische Adresse des Käufers werden an die passenden Felder gebunden. Gleichbleibende Angaben wie Handelsname, Registernummer, IBAN, BIC und der Name des Zahlungsempfängers hinterlegen Sie einmal als Standardwert.
Auch der Dateiname ist konfigurierbar und darf Platzhalter enthalten, sodass Rechnungsnummer und Datum automatisch einfließen. Über die Suche finden Sie einzelne Angaben in der Liste schnell wieder; für Rechnungen und Gutschriften steht je ein eigener Reiter bereit.
Vom Dokument zum Datensatz
Nach der einmaligen Einrichtung bleiben drei Schritte je Beleg.
Legen Sie in den Einstellungen fest, aus welchen CRM-Feldern die Angaben der eRechnung stammen, und hinterlegen Sie Standardwerte für feste Angaben wie Bankverbindung und Verkäuferdaten. Diese Zuordnung pflegen Sie je einmal für Rechnungen und für Gutschriften.
Öffnen Sie die Rechnung oder Gutschrift und starten Sie den eRechnungs-Export. Das Modul prüft den Datensatz und zeigt das Ergebnis der Validierung an, bevor eine Datei entsteht.
Erzeugen Sie bei Bedarf zusätzlich ein ZUGFeRD-PDF aus einem vorhandenen Rechnungsdokument. Anschließend laden Sie die Datei herunter, senden sie per E-Mail oder legen sie unter den Dokumenten an der Rechnung ab.
Passend zu Ihrem Rechnungsprozess
Das eRechnungs-Modul installieren und lizenzieren Sie über den MX Connector. Gemeinsam mit Eingangsbelegen deckt es beide Richtungen ab – ausgehende wie eingehende Rechnungen. In diesen Paketen ist es enthalten:
eRechnung, PDF Vorlagen, Unterschriften, Eingangsbelege, Lieferscheine und Gutschriften im Kombi-Preis – vom Rechnungseingang bis zur digitalen Unterschrift.
Einzeln 69,94 € / Monat
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Neun maexware-Module inklusive Wiki und KI-Assistent zum besten Gesamtpreis.
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Gut zu wissen
Das eRechnungs-Modul von maexware erweitert [x]vtiger und vtiger CRM um den Export elektronischer Rechnungen. Aus einer bestehenden Rechnung oder Gutschrift erzeugt es eine normkonforme XRechnung und auf Wunsch ein ZUGFeRD-PDF. Der Export wird direkt am Datensatz gestartet, ein separates Programm ist nicht erforderlich.
Das Modul erstellt die XRechnung nach dem aktuellen Profil in Version 3 und folgt dabei der europäischen Norm EN 16931. Die einzelnen Angaben entsprechen den dort definierten Business Terms, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer oder BT-10 für die Leitweg-ID des Empfängers. Als Geschäftsprozess ist die Peppol-Billing-Kennung hinterlegt. Die Übermittlung über das Peppol-Netzwerk setzt voraus, dass Empfänger und Versanddienstleister das erzeugte XRechnungsformat unterstützen und alle erforderlichen Rechnungs- und Adressdaten korrekt hinterlegt sind.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei für die elektronische Einreichung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. ZUGFeRD kombiniert beides: Das Modul bettet dieselben strukturierten Daten in ein PDF ein. Empfänger sehen weiterhin ein lesbares Dokument, können die Rechnung aber zugleich maschinell einlesen. Welchen Weg Sie wählen, entscheiden Sie je Rechnung im Export-Dialog.
Vor dem Export prüft das Modul den Datensatz und meldet fehlende Pflichtangaben konkret zurück – etwa ein fehlendes Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum, eine unvollständige Rechnungsadresse, die fehlende Umsatzsteuer-ID des Verkäufers oder eine Position ohne Menge, Preis oder Steuersatz. So erfahren Sie vor dem Versand, was zu ergänzen ist, statt beim Empfänger abgelehnt zu werden.
Ja. Das Modul verarbeitet neben Rechnungen auch Gutschriften aus dem Gutschriften-Modul und kennzeichnet sie im Dokument als solche. Die Feldzuordnung pflegen Sie für beide Belegarten getrennt, da sich die zugrunde liegenden CRM-Felder unterscheiden.
Die Einstellungen enthalten eine Zuordnungstabelle: Zu jeder Angabe der eRechnung legen Sie fest, aus welchem CRM-Feld sie stammt. Ist kein Feld zugeordnet, greift der dort hinterlegte Standardwert. So kommen wechselnde Angaben wie die Rechnungsnummer aus dem Datensatz, während feste Angaben wie IBAN, BIC oder der Handelsname des Verkäufers einmal zentral gepflegt werden.
Im Export-Dialog stehen drei Wege bereit: Sie laden die Datei herunter, senden sie direkt per E-Mail aus dem CRM oder legen sie unter den Dokumenten ab, wo sie mit der Rechnung verknüpft bleibt. Ein erzeugtes ZUGFeRD-PDF lässt sich zusätzlich unmittelbar aus der Übersicht versenden.
Ja. Das Modul ist sowohl im Rechnungs-Paket als auch im Alles-Paket enthalten. Die aktuellen Paketpreise finden Sie auf dieser Seite und beim MX Connector; dort sehen Sie auch den Preis für das einzelne Modul.
Ihr nächster Schritt
Erleben Sie das eRechnungs-Modul in [x]vtiger. Wir zeigen Ihnen die Feldzuordnung, die Prüfung vor dem Export und den Weg von der Rechnung zur zugestellten XRechnung.
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.