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KI-Berichte · Erweiterung des KI-Assistenten
Die KI-Berichte für [x]vtiger und vtiger CRM machen aus einer beschriebenen Frage eine gespeicherte Auswertung – mit Tabelle, Kennzahlen, Diagrammen, Export und Versand nach Zeitplan.
Teil des KI-Assistenten von maexware · Verfügbar über den MX Connector
Auswerten ohne Berichtsassistent
Berichte in einem CRM scheitern selten an den Daten. Sie scheitern daran, dass der Weg zur Auswertung lang ist: Modul wählen, Spalten zusammenstellen, Filterbedingungen verschachteln, Gruppierung testen. Wer das nicht täglich tut, baut einen Bericht nicht nebenbei – also unterbleibt die Auswertung oder wandert in eine Tabellenkalkulation, die niemand mehr pflegt.
Die KI-Berichte drehen die Reihenfolge um. Sie beschreiben in gewohnter Sprache, was Sie sehen möchten. Die KI entscheidet, aus welchem Modul die Daten stammen und welche Felder dazugehören, und liefert eine fertige Auswertung zurück. Jeder Bericht wird gespeichert, bekommt einen Titel, einen Ordner und eine Sichtbarkeit – und lässt sich jederzeit mit aktuellen Daten erneut ausführen.
Die Erweiterung gehört zum KI-Assistenten und wird im MX Connector unter diesem als KI-Berichte geführt. Provider, Modell und die Freigaben für CRM-Datensatzaktionen gelten unverändert weiter.
Ein Satz genügt – Modul und Spalten bestimmt die KI, Nachschärfen geschieht Schritt für Schritt.
Summen und Mittelwerte entstehen automatisch, Diagramme folgen der aktuellen Auswahl.
CSV, Excel und PDF – auf Knopfdruck oder automatisch nach Zeitplan an Benutzer, Gruppen und Rollen.
Alles an einem Ort
Die KI-Berichte haben einen eigenen Bereich im CRM. Die Übersicht listet jeden Bericht mit Titel, Modul, Ordner, Sichtbarkeit, Eigentümer und Änderungszeitpunkt. So ist auf einen Blick erkennbar, woher die Zahlen stammen und wer die Auswertung verantwortet.
Über die Seitenleiste legen Sie eigene Ordner an – etwa Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Service. Jeder Ordner zeigt die Anzahl der enthaltenen Berichte, daneben stehen „Alle Berichte“ und „Ohne Ordner“. Ein Bericht lässt sich jederzeit in einen anderen Ordner verschieben oder löschen.
Wächst die Sammlung, hilft das Suchfeld über der Liste. Und ein neuer Bericht ist nie weiter entfernt als die Schaltfläche „Neuer Bericht“.
Vom Satz zum Bericht
Im Reiter „Allgemein“ entsteht der Bericht. Sie formulieren die gewünschte Auswertung, sehen sofort eine Datenvorschau und verfeinern das Ergebnis, bis es passt.
Eine Anweisung wie „Alle Organisationen mit Branche und Standort“ genügt für den ersten Entwurf. Die Rückmeldung nennt das Ergebnis in Zahlen – etwa „Auswertung erstellt: 48 Datensätze aus Organisationen“ – und darunter erscheint ein Ausschnitt der Daten, standardmäßig zehn Zeilen, mit der Möglichkeit, die ganze Tabelle zu öffnen.
Passt noch etwas nicht, nutzen Sie das Feld „Was soll geändert werden?“. Jede Ergänzung – „Bitte Mitarbeiter in Angestellte ändern“ – wird als eigener, nummerierter Schritt über dem Feld abgelegt und lässt sich einzeln bearbeiten oder entfernen. Ein Bericht entsteht so in kleinen Korrekturen statt in einem großen Formular.
Mit „Bericht aktualisieren“ wird die Auswertung neu aufgebaut, „Daten neu laden“ holt die aktuellen Datensätze bei unveränderter Struktur. „Speichern“ sichert den Stand, „Als neuen Bericht speichern“ legt eine Variante an – praktisch, wenn aus einer Kundenliste eine zweite Auswertung für eine andere Abteilung werden soll. Welches Modell die Auswertung erstellt hat, steht als KI-Modell am Bericht.
Ein Suchfeld für den ganzen Bericht
Der Reiter „Bericht“ zeigt im Kopf den Titel und die Zahl der Datensätze, darunter die Unterreiter Tabelle, Graphen, Export und Informationen. In der Tabelle entstehen Kennzahlen-Kacheln automatisch: Anzahl der Datensätze sowie Summe und Mittelwert für jedes erkannte Zahlenfeld. Spalten lassen sich sortieren, die Seitengröße einstellen, und am Ende steht eine Summenzeile.
Entscheidend ist die Suche über der Tabelle: Sie filtert nicht nur die Zeilen. Geben Sie „Berlin“ ein, meldet der Kopf „6 / 48 Datensätze“, Kennzahlen und Summenzeile rechnen neu, die Diagramme stellen sich um und der Export enthält genau diese Auswahl. Eine Teilmenge prüfen Sie damit, ohne einen zweiten Bericht anzulegen.
Der Unterreiter „Informationen“ hält Modul, Anzahl der Datensätze, Erstellungszeitpunkt, die zugrunde liegende Anfrage und die gewählten Spalten fest.
Mehr als eine Perspektive
Im Unterreiter „Graphen“ legen Sie beliebig viele Diagramme nebeneinander – jedes mit eigener Gruppierung, eigenem Wert und eigener Darstellung.
Je Diagramm bestimmen Sie drei Dinge: Gruppieren nach – etwa Branche oder Bewertung –, Werte – die Anzahl der Datensätze oder die Summe eines Zahlenfeldes – und die Darstellung. Zur Wahl stehen Torte, Ring und Balken, waagerecht wie senkrecht; die Einstellung „Automatisch“ entscheidet anhand der Daten.
Über „Diagramm hinzufügen“ stellen Sie mehrere Blickwinkel nebeneinander: die Verteilung der Bewertungen als Torte, die Angestelltenzahl je Branche als Balken und denselben Wert noch einmal als Ring. Nicht mehr benötigte Diagramme entfernen Sie einzeln.
Alle Diagramme werden aus den gerade angezeigten Zeilen berechnet. Eine Suche in der Tabelle wirkt sich damit unmittelbar auf jede Grafik aus – Zahlenwerk und Bild bleiben zwangsläufig konsistent.
Weiterverarbeiten und belegen
Was die Tabelle zeigt, verlässt den Bericht in dem Format, das die Weiterarbeit verlangt – inklusive Suchfilter, Sortierung und Spaltenauswahl.
Die Tabellenformate CSV und Excel eignen sich für die Weiterverarbeitung, das PDF für Protokolle und Gremien. Dieselben drei Formate erreichen Sie auch über die Symbole in der Kopfzeile des Berichts, ohne den Unterreiter zu wechseln.
Der Unterreiter „Informationen“ nennt Modul, Anzahl der Datensätze, Erstellungszeitpunkt, die ursprüngliche Anfrage und die gewählten Spalten. Damit bleibt auch Monate später nachvollziehbar, worauf eine Zahl beruht – und ob der Bericht die Frage beantwortet, die heute gestellt wird.
Berichte kommen zu Ihnen
Im Reiter „Zeitplan“ legen Sie fest, wann ein Bericht automatisch als E-Mail hinausgeht: Frequenz – täglich, wöchentlich oder monatlich –, Uhrzeit und Dateiformat. Dazu kommen Betreff und Text der Nachricht, damit die Empfänger wissen, was sie erhalten.
Ein Bericht kann mehrere Zeitpläne haben. Die Liste darunter zeigt jeden mit Status, Frequenz, Uhrzeit, Format sowie nächstem und letztem Lauf. So verschicken Sie dieselbe Auswertung täglich als CSV an das Team und monatlich als PDF an die Geschäftsführung. Jeder Zeitplan ist zunächst ausgeschaltet und läuft erst, wenn Sie ihn aktivieren.
Als Empfänger wählen Sie Benutzer, Gruppen oder Rollen. Gruppen und Rollen werden erst beim Versand aufgelöst – wer später hinzukommt, erhält den Bericht automatisch. Benutzer ohne Leserecht auf das ausgewertete Modul werden übersprungen. Zusätzlich lassen sich freie E-Mail-Adressen eintragen; diese liegen außerhalb des Rechtesystems und erhalten den Bericht ungefiltert.
Sichtbarkeit je Bericht
Jeder Bericht trägt eine eigene Sichtbarkeit. „Öffentlich“ bedeutet: alle, die Zugriff auf den KI-Assistenten haben. Wählen Sie stattdessen einzelne Gruppen und Benutzer, sehen nur diese den Bericht – in der Übersicht als „Gruppe“ oder „Privat“ gekennzeichnet.
Die Sichtbarkeit ist dabei eine Obergrenze, keine Erweiterung von Rechten. Auch wer einen Bericht öffnen darf, sieht darin ausschließlich die Datensätze, für die er im CRM berechtigt ist. Es gelten also weiterhin die gewohnten vtiger-Berechtigungen – ein öffentlicher Bericht wird dadurch nicht zur Umgehung des Rechtesystems.
Welche Module überhaupt ausgewertet werden dürfen, steuert die Administration wie beim KI-Assistenten über die Freigaben für CRM-Datensatzaktionen. Für Auswertungen genügt dort das Leserecht.
Aus der Praxis
Überall dort, wo eine Frage regelmäßig gestellt wird – und der Weg zur Antwort bisher länger war als die Antwort selbst.
Eine Auswertung der offenen Verkaufschancen nach Stufe wird einmal beschrieben, im Ordner „Vertrieb“ abgelegt und mit einem wöchentlichen Zeitplan versehen. Ab dann liegt die Excel-Datei montags um 8:30 Uhr im Postfach der Vertriebsgruppe – ohne dass jemand den Bericht öffnet.
Welche Kunden wurden 2018 angelegt und hatten seit 2020 keine Aktivität mehr? Statt Filterbedingungen zu kombinieren, formulieren Sie die Frage als Satz. Das Ergebnis steht als Tabelle mit Kennzahlen bereit und lässt sich mit einem weiteren Satz nachschärfen.
Im Gespräch kommt die Rückfrage nach den Berliner Kunden. Ein Wort in der Tabellensuche genügt: Kennzahlen, Summenzeile und Diagramme stellen sich auf die sechs Treffer um, und das PDF für das Protokoll enthält genau diese Auswahl.
Gehört zusammen
Im MX Connector finden Sie die Erweiterung unter dem KI-Assistenten als „KI-Berichte“ (mxKiReport). Provider, Modell und Freigaben werden einmal im KI-Assistenten eingerichtet und gelten für die Berichte mit. Wer zusätzlich im Chat am Datensatz arbeiten möchte, findet dort Suche, Anlage von Datensätzen sowie E-Mail- und PDF-Entwürfe.
Zum KI-Assistenten →Kurz gefasst
Berichte in eigenen Worten, gespeichert in Ordnern, mit Tabelle, Kennzahlen, Diagrammen, Export in drei Formaten und E-Mail-Versand nach Zeitplan.
Zum MX ConnectorGut zu wissen
KI-Berichte sind ein eigener Bereich im CRM, in dem Auswertungen in normaler Sprache entstehen. Statt einen Berichtsassistenten mit Modul, Spalten und Filterbedingungen zu durchlaufen, beschreiben Sie, was Sie sehen möchten – etwa „Alle Organisationen mit Branche und Standort“. Die KI wählt das passende Modul und die Spalten und erzeugt daraus einen Bericht mit Tabelle, Kennzahlen, Diagrammen und Export. Der Bericht wird gespeichert und lässt sich jederzeit mit aktuellen Daten erneut ausführen.
Ja. Die KI-Berichte sind eine Erweiterung des KI-Assistenten und werden im MX Connector unter dem KI-Assistenten als „KI-Berichte“ (mxKiReport) geführt. Sie nutzen dieselbe Provider- und Modellkonfiguration und dieselben Freigaben für CRM-Datensatzaktionen. Wer den KI-Assistenten lizenziert hat, bekommt mit den KI-Berichten einen gespeicherten, wiederholbaren Berichtsbereich dazu.
Ja. Im Reiter „Allgemein“ steht das Feld „Was soll geändert werden?“ zur Verfügung. Jede Ergänzung – zum Beispiel „Bitte Mitarbeiter in Angestellte ändern“ – wird als eigener Schritt über dem Feld abgelegt und lässt sich einzeln bearbeiten oder entfernen. So wächst ein Bericht schrittweise, ohne dass Sie von vorn beginnen. Mit „Als neuen Bericht speichern“ legen Sie eine Variante an, ohne das Original zu verändern.
Nein, die Suche im Reiter „Tabelle“ wirkt auf den gesamten Bericht. Sobald Sie etwa „Berlin“ eingeben, zeigt die Kopfzeile „6 / 48 Datensätze“, die Kennzahlen-Kacheln und die Summenzeile rechnen neu, die Diagramme im Reiter „Graphen“ beziehen sich auf die verbliebenen Zeilen und auch der Export enthält genau diese Auswahl.
Pro Bericht lassen sich mehrere Diagramme anlegen. Je Diagramm wählen Sie, wonach gruppiert wird, welcher Wert dargestellt werden soll – die Anzahl der Datensätze oder die Summe eines Zahlenfeldes – und welche Darstellung verwendet wird: Automatisch, Torte, Ring, Balken senkrecht oder Balken waagerecht. Alle Diagramme werden aus den gerade angezeigten Zeilen berechnet.
Im Reiter „Export“ stehen CSV, Excel und PDF zur Verfügung; dieselben drei Formate sind zusätzlich als Symbole in der Kopfzeile des Berichts erreichbar. Exportiert wird genau das, was die Tabelle gerade zeigt – inklusive gesetztem Suchfilter, Sortierung und Spaltenauswahl.
Im Reiter „Zeitplan“ legen Sie fest, wann ein Bericht automatisch verschickt wird: Frequenz (täglich, wöchentlich, monatlich), Uhrzeit und Dateiformat. Dazu kommen Betreff, Text und die Empfänger – Benutzer, Gruppen oder Rollen aus dem CRM sowie freie E-Mail-Adressen. Ein Bericht kann mehrere Zeitpläne haben, etwa eine tägliche CSV für das Team und eine monatliche PDF für die Geschäftsführung. Jeder Zeitplan ist standardmäßig ausgeschaltet und wird erst nach dem Aktivieren ausgeführt.
Nein. Gruppen und Rollen werden erst beim Versand aufgelöst, eine spätere Änderung an der Gruppe wirkt also sofort. Benutzer ohne Leserecht auf das ausgewertete Modul werden übersprungen, damit niemand per Mail Daten erhält, die er im CRM nicht sehen darf. Nur frei eingetragene E-Mail-Adressen liegen außerhalb des Rechtesystems – dorthin geht der Bericht ungefiltert.
Das bestimmt die Sichtbarkeit je Bericht. „Öffentlich“ bedeutet: alle, die Zugriff auf den KI-Assistenten haben. Wählen Sie stattdessen einzelne Gruppen und Benutzer, sehen nur diese den Bericht – und auch dann sieht jeder nur die Datensätze, für die er im CRM berechtigt ist. In der Übersicht ist der Status je Bericht als „Öffentlich“, „Gruppe“ oder „Privat“ gekennzeichnet.
Berichte lassen sich in selbst angelegte Ordner einsortieren – etwa Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Service. Die Seitenleiste zeigt jeden Ordner mit der Anzahl enthaltener Berichte, daneben „Alle Berichte“ und „Ohne Ordner“. Zusätzlich durchsuchen Sie die Übersicht über das Suchfeld; die Liste nennt zu jedem Bericht Modul, Ordner, Sichtbarkeit, Eigentümer und Änderungsdatum.
Ihr nächster Schritt
Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie aus einem Satz ein gespeicherter Bericht wird – mit Kennzahlen, Diagrammen, Export und automatischem Versand an Ihr Team.
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.