Die 5 Phasen eines Projektes

Projektmanagement ohne Struktur ist wie Segeln ohne Kompass.
Wer Projekte planbar und wiederholbar erfolgreich machen will, braucht klare Phasen – und die richtigen Tools.

Warum klare Projektphasen so wichtig sind

Strukturiertes Projektmanagement ist mehr als Aufgabenverteilung. Es geht darum, alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel auszurichten – mit Plan, Zeitrahmen, Budget und Qualität im Blick.

Gerade im B2B-Umfeld mit langen Entscheidungswegen, mehreren Stakeholdern und technischen Anforderungen ist eine gute Projektstruktur Gold wert.

Die 5 klassischen Phasen eines Projekts

1. Initiierung: Projektstart & Zielklärung

• Projektidee, Bedarf oder Kundenanfrage entsteht
• Stakeholder identifizieren
• Grobziele, Nutzen und Rahmenbedingungen klären

🔍 CRM-Tipp: Kundenanfragen direkt als Projektchance im CRM anlegen.

2. Planung: Struktur, Ressourcen & Risiken

In dieser Phase legen Sie das Fundament für den Projekterfolg. Es geht darum, das Gesamtziel in greifbare Schritte zu unterteilen:

• Projektstrukturplan erstellen (PSP)

Dies ist der wichtigste Schritt der Planung. Ein fundiertes Projektstrukturplan Beispiel hilft Ihnen dabei, komplexe Vorhaben in überschaubare Arbeitspakete zu gliedern und Verantwortlichkeiten klar zuzuweisen.

• Zeitplan, Meilensteine und Ressourcen definieren:

Eine ausführliche Anleitung zur softwaregestützten Projektplanung finden Sie im Beitrag Projektmanagement Software: Projektplanung Schritt für Schritt. Ergänzend dazu ist eine präzise Ressourcenplanung im Projektmanagement unerlässlich, um personelle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Kapazitäten optimal zu verteilen.

• Risiken einschätzen und Gegenmaßnahmen planen: Identifizieren Sie potenzielle Stolpersteine frühzeitig.

📌 Tools wie vtiger CRM helfen dir, Aufgaben, Rollen und Zeitachsen klar zuzuweisen – alles zentral an einem Ort.

👉 In agilen Projekten helfen User Stories, Anforderungen klar zu definieren – erfahren Sie hier, wie man sie richtig schreibt.

3. Durchführung: Umsetzung & Steuerung

• Teams koordinieren und Aufgaben delegieren
• Fortschritt regelmäßig überwachen
• Kommunikation sicherstellen

⚙️ Mit CRM-gestütztem Aufgaben- und Projektmodul kannst du Aktivitäten tracken, Deadlines überwachen und Engpässe früh erkennen.

4. Überwachung & Controlling

• Ist-Zustand vs. Soll vergleichen
• Budget- und Zeitabweichungen erfassen
• Qualität sichern

📈 Dashboards im CRM ermöglichen Live-Monitoring – ideal für Statusmeetings und Management-Reports.

5. Abschluss & Nachbereitung

• Abnahme durch Kunden oder Stakeholder
• Erkenntnisse dokumentieren („Lessons Learned“)
• Team-Feedback einholen

✅ CRM-Systeme ermöglichen automatische Dokumentation & Archivierung – perfekte Grundlage für künftige Projekte.

Zusammengefasst: Die Projektphasen auf einen Blick

Warum ein CRM-System Projektarbeit erleichtert

Ein CRM wie vtiger CRM ist weit mehr als nur Kundenverwaltung. Es bietet leistungsstarke Projektmanagement-Funktionen:

• Aufgaben & Milestones
• Rollen & Berechtigungen
• Fortschrittsanzeige & Eskalationen
• Kommunikation & Historie

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