![[x]vtiger – vtiger CRM Deutschland](/assets/vtiger-logo.png){kind=logo}
MxMailManager · E-Mail direkt im CRM
Lesen, beantworten und verfassen Sie E-Mails direkt in [x]vtiger und vtiger CRM – und verknüpfen Sie den Schriftverkehr mit genau den Datensätzen, um die es geht. Angebunden per IMAP/SMTP und Gmail; eine Anbindung von Office 365 und Exchange ist in Entwicklung.
Eine Erweiterung von maexware · Verfügbar über den MX Connector
Ein Postfach, das zum CRM gehört
Wer Kundenkommunikation ernst nimmt, springt heute oft zwischen Mailprogramm und CRM hin und her. Antworten landen im persönlichen Postfach, der Bezug zum Kunden geht verloren, und bei einer Übergabe fehlt dem Team der Verlauf. Das Postfach-Modul schließt diese Lücke: Ihr E-Mail-Verkehr findet direkt in [x]vtiger und vtiger CRM statt.
Sie binden Ihr Postfach per IMAP/SMTP an, lesen und beantworten Nachrichten in einer aufgeräumten Drei-Spalten-Ansicht und verknüpfen relevante Mails mit den passenden Datensätzen. So entsteht am Kontakt, an der Organisation oder am Ticket ein nachvollziehbarer Schriftverkehr – ein echter Mehrwert für Vertrieb, Support und Verwaltung.
Posteingang, Ordner, Suche, Antworten, Allen antworten und Weiterleiten – alles direkt im CRM, in einer aufgeräumten Drei-Spalten-Ansicht.
Verknüpfte Mails erscheinen als geteilte E-Mails am Kontakt, an der Organisation oder am Ticket – für alle berechtigten Nutzer.
Pro Postfach aktivierbar: Der Cron ordnet neue Mails anhand der Absenderadresse eindeutigen Datensätzen zu – mehrdeutige Fälle bestätigen Sie selbst.
Schriftverkehr, den das ganze Team sieht
Eine E-Mail entfaltet ihren Wert, wenn sie beim richtigen Kunden sichtbar ist. Das Postfach verbindet Ihre Nachrichten mit dem CRM – und legt sie als geteilten Datensatz ab.
Rechts neben jeder geöffneten Nachricht sehen Sie die verknüpften Datensätze. Über die Suche verbinden Sie die Mail mit Kontakten, Organisationen, Leads, Tickets, Lieferanten oder Projekten. Die Mail wird dabei als Datensatz im Standard-Emails-Modul gespeichert und erscheint am verknüpften Datensatz – so können auch Kolleginnen und Kollegen, die das Postfach nicht selbst verwalten, die Nachricht öffnen.
Steht der Absender noch nicht im CRM? Dann legen Sie über „Datensatz erstellen" direkt aus der Mail einen neuen Lead, Kontakt oder eine Organisation an. Name und E-Mail-Adresse sind aus der Nachricht vorausgefüllt, Pflichtfelder richten sich nach Ihrer CRM-Konfiguration, und die Mail wird sofort mit dem neuen Datensatz verknüpft.
Verfassen, antworten, weiterleiten
Neue E-Mail, Antworten, Allen antworten und Weiterleiten stehen bereit, mit festem Format-Panel für Fett, Kursiv, Listen und Links. Erkannte Kontakte, Leads und Organisationen werden als Empfänger markiert, freie Adressen sind ebenso möglich. Pro Empfänger entscheiden Sie mit einem Klick, ob die gesendete Mail mit dem Datensatz verknüpft wird.
Anhänge fügen Sie per Upload hinzu oder wählen sie direkt aus den Dokumenten Ihres CRM. Pro Postfach hinterlegen Sie eine Signatur – wahlweise aus Ihrem Benutzerprofil oder individuell je Postfach. Gesendete Nachrichten landen zuverlässig im Ordner „Gesendet".
Optional mit KI-Unterstützung
Mit dem zusätzlich aktiven und lizenzierten KI-Assistenten fasst die KI eine geöffnete E-Mail auf Knopfdruck zusammen – hilfreich bei langen Verläufen. Beim Antworten oder Verfassen erzeugt sie auf Wunsch einen Entwurf auf Basis der Originalnachricht, den Sie anschließend im Editor prüfen und anpassen.
Die KI-Funktionen sind bewusst optional: Ohne den KI-Assistenten bleibt das Postfach voll nutzbar, nur die KI-Schaltflächen werden ausgeblendet. So entscheiden Sie selbst, ob und wann künstliche Intelligenz Ihre Kommunikation unterstützt.
Zusammenfassung sowie Entwurf und Antwort setzen den aktiven, lizenzierten KI-Assistenten voraus.
Mehrere Postfächer je Benutzer
Jeder Benutzer legt unter „Meine Postfächer" beliebig viele eigene Postfächer an und wechselt im Postfach bequem zwischen ihnen. Die Einrichtung läuft in einem Schritt: Sie geben Ihre Zugangsdaten ein, der Assistent prüft die Verbindung live und erkennt die Ordner – inklusive „Gesendet" – automatisch.
Die Postfächer sind streng pro Benutzer getrennt: Jede Abfrage ist an die Benutzerkennung gebunden, sodass niemand fremde Postfächer sieht. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
Weniger Handarbeit
Auf Wunsch übernimmt der Cron die Zuordnung – eindeutig oder mit Ihrer Bestätigung.
Pro Postfach legen Sie fest, ob neue Mails automatisch zugeordnet werden und welche Ordner sowie Zielmodule – etwa Kontakte, Organisationen und Leads – dafür in Frage kommen. Lässt sich die Gegenstelle anhand der Adresse eindeutig bestimmen, verknüpft der Cron die Mail von selbst.
Teilen sich zwei Datensätze desselben Moduls eine Adresse, wird nicht geraten: Diese Mails erscheinen unter „Offene Zuordnungen". Dort sehen Sie die erkannten Kandidaten und bestätigen mit einem Klick den richtigen Datensatz – oder blenden den Eintrag aus. Die Signatur lässt sich optional auch an die Abwesenheitsnotiz anhängen.
Struktur wie im Mailprogramm
Das Postfach zeigt Ihre Ordnerstruktur inklusive verschachtelter Unterordner. Sie legen neue Ordner und Unterordner an, benennen sie um und verschieben Nachrichten per Drag & Drop – auch in beliebiger Verschachtelungstiefe.
Pro Postfach hinterlegen Sie zudem Signatur und Abwesenheitsnotiz. So bildet das Modul den Alltag eines Mailprogramms ab, bleibt aber vollständig im CRM.
Für Administratoren
In den administrativen Einstellungen hinterlegen Sie einmalig die Google-Zugangsdaten für Gmail, steuern die Durchsatzgrenzen des Cron-Laufs und behalten alle Postfächer der Instanz im Blick. So richten Ihre Nutzer anschließend ihr Gmail-Postfach mit einem Klick ein.
Wir arbeiten derzeit an einer Integration für Office 365 und Exchange. Danach lassen sich auch solche Postfächer direkt über das Postfach-Modul verbinden – zusätzlich zu den schon heute unterstützten IMAP/SMTP-Konten.
Aus der Praxis
Vom Vertrieb über den Support bis zur Verwaltung: Der Schriftverkehr bleibt dort, wo die Kundendaten liegen.
Verknüpfen Sie eingehende und ausgehende Mails mit dem passenden Kontakt oder der Organisation. So sieht Ihr Team den vollständigen Schriftverkehr direkt am Datensatz – auch Kolleginnen und Kollegen, die das Postfach selbst nicht verwalten.
Trifft eine neue Anfrage ein, deren Absender noch nicht im CRM steht, legen Sie direkt aus der Mail heraus einen Lead, Kontakt oder eine Organisation an. Die erkannten Daten sind vorausgefüllt und die Mail wird sofort verknüpft.
Hinterlegen Sie pro Postfach eine Abwesenheitsnotiz mit optionalem Zeitraum und Signatur. Der Cron beantwortet neue Nachrichten einmalig automatisch, ohne Schleifen – ideal für Urlaub oder Krankheit.
Gut zu wissen
Das Postfach (MxMailManager) bringt einen vollwertigen E-Mail-Client direkt in [x]vtiger und vtiger CRM. Ihr Team liest, beantwortet und verfasst Nachrichten, ohne das CRM zu verlassen, und verknüpft sie mit Kontakten, Organisationen, Leads und weiteren Datensätzen. Das Modul ist eine Erweiterung von maexware und wird über den MX Connector installiert und lizenziert.
Aktuell binden Sie beliebige IMAP/SMTP-Postfächer an – ein einstufiger Assistent prüft die Zugangsdaten und erkennt die Ordner automatisch. Eine Office-365- bzw. Exchange-Integration befindet sich derzeit in Entwicklung und wird anschließend ebenfalls über dieses Modul verfügbar sein. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
Beim Lesen oder Senden verknüpfen Sie eine Mail mit einem oder mehreren CRM-Datensätzen. Die Mail wird dann als geteilter Datensatz im Standard-Emails-Modul abgelegt und erscheint am Kontakt, an der Organisation oder am Ticket – so können auch andere berechtigte Nutzer sie öffnen. Zusätzlich lässt sich aus einer Mail direkt ein neuer Datensatz anlegen. Auf Wunsch ordnet der Cron neue Mails anhand der Adresse automatisch zu.
Nein. Lesen, Verfassen, Antworten, Verknüpfen, Ordnerverwaltung, Signaturen und die automatische Zuordnung funktionieren vollständig ohne KI. Für die optionalen KI-Funktionen – eine Zusammenfassung der geöffneten Mail sowie das Erstellen von Entwürfen und Antworten – benötigen Sie zusätzlich den aktiven und lizenzierten KI-Assistenten.
Installation und Lizenzverwaltung erfolgen über den MX Connector. Verbinden Sie Ihre CRM-Instanz mit Ihrem maexware-Kundenkonto und schalten Sie das Modul frei. Anschließend legt jeder Benutzer seine eigenen Postfächer an. Administrative Einstellungen wie die Google-Zugangsdaten oder die Durchsatzgrenzen des Cron-Laufs verwalten Sie zentral.
Ihr nächster Schritt
Entdecken Sie das Postfach für [x]vtiger und vtiger CRM. Wir zeigen Ihnen das Modul und besprechen die Anbindung Ihrer Postfächer – heute per IMAP/SMTP, bald auch über Office 365 und Exchange.
Installation, Lizenzierung und Updates über den MX Connector.