Automatisierung der Rechnungsstellung mit vtiger CRM

Wie Unternehmen ihre E-Rechnungsprozesse effizient, gesetzeskonform und skalierbar gestalten.

Warum automatisierte Rechnungsstellung heute ein Muss ist

In vielen Unternehmen ist die Rechnungsstellung noch immer einer der fehleranfälligsten und zeitintensivsten Prozesse. Daten werden manuell aus Angeboten oder ERP-Systemen übertragen, Rechnungen werden per E-Mail versendet, separat archiviert und später erneut in der Buchhaltung verarbeitet. Jeder dieser Schritte birgt Risiken: Zahlendreher, fehlende Pflichtangaben, Medienbrüche und eine mangelhafte Nachvollziehbarkeit für Prüfungen.

Mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 verschärft sich diese Situation zusätzlich. Unternehmen müssen nicht nur Rechnungen korrekt erstellen, sondern sie auch in strukturierten Formaten, GoBD-konform und DSGVO-sicher verarbeiten. Genau hier setzt die Automatisierung an.

👉 Einen vollständigen Überblick über rechtliche Grundlagen, Fristen und Anforderungen findest du im E-Rechnung Leitfaden für Unternehmen.

Dieser Artikel fokussiert sich auf die praktische Umsetzung:

wie Unternehmen ihre Rechnungsstellung end-to-end automatisieren, indem sie den gesamten Prozess direkt im CRM-System abbilden.

Warum Unternehmen ihre Rechnungsstellung automatisieren sollten

Automatisierte Rechnungsstellung ist kein reines Effizienzthema. Sie ist ein strategischer Hebel, um Finanzprozesse stabil, skalierbar und revisionssicher zu gestalten.

In der Praxis zeigen sich diese Schwächen immer wieder in denselben Bereichen:

Verzögerungen zwischen Leistungserbringung und Rechnungsversand
Inkonsistenten Daten zwischen Vertrieb, Buchhaltung und ERP
Hohem manuellen Aufwand bei Korrekturen und Rückfragen
Erhöhtem Risiko bei Betriebsprüfungen

Ein automatisierter Prozess hingegen sorgt dafür, dass:

Rechnungen sofort nach Abschluss eines Geschäfts erzeugt werden
Alle Daten aus einer zentralen Quelle stammen
Jeder Schritt dokumentiert und nachvollziehbar ist

Gerade im B2B-Umfeld mit komplexen Vertriebsprozessen ist das CRM der logische Ort, an dem diese Automatisierung ansetzt.

Was bedeutet automatisierte Rechnungsstellung im CRM?

Automatisierte Rechnungsstellung im CRM bedeutet, dass Rechnungen nicht isoliert entstehen, sondern direkt aus dem operativen Geschäftsprozess heraus.

Im vtiger CRM basiert dieser Ansatz auf drei Prinzipien:

Zentrale Datenhaltung

Kundenstammdaten, Angebote, Leistungen und Rechnungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu.

Ereignisgesteuerte Workflows

Rechnungen entstehen automatisch, wenn definierte Bedingungen erfüllt sind.

Nahtlose Systemintegration

Buchhaltung, ERP und Archivierung sind technisch angebunden – ohne Medienbruch.

Der vollständige Ablauf ist im Detail im Support-Artikel E-Rechnungsstellung Prozess beschrieben.

Der E-Rechnungs-Workflow im vtiger CRM: Von der Leistung zur Rechnung

In der Praxis folgt die automatisierte Rechnungsstellung einem klaren, reproduzierbaren Ablauf.

1. Auslöser im Vertriebsprozess

Der Prozess beginnt nicht in der Buchhaltung, sondern im Vertrieb. Sobald ein Angebot im CRM den Status „angenommen“ erhält oder ein Projekt als abgeschlossen markiert wird, erkennt das System dieses Ereignis als Trigger.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass:

nur abrechenbare Leistungen fakturiert werden
keine Rechnung ohne validen Geschäftsvorgang entsteht

2. Automatische Rechnungserstellung

Auf Basis der vorhandenen Daten erzeugt vtiger CRM automatisch eine Rechnung:

mit korrekten Pflichtfeldern
auf Basis genehmigter Preise und Leistungen
revisionssicher dokumentiert

Die Rechnung wird dabei direkt im gewünschten E-Rechnungsformat erstellt. Welches Format für welchen Anwendungsfall geeignet ist, erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

3. Automatisierter Versand und Archivierung

Nach der Erstellung übernimmt das System:

den Versand der E-Rechnung
die revisionssichere Archivierung
die Zuordnung zum Kunden und Vorgang

Auch der Empfang eingehender E-Rechnungen kann automatisiert verarbeitet werden – inklusive Validierung und Weiterleitung an die Buchhaltung. Details dazu findest du hier: E-Rechnung empfangen.

Warum CRM statt Standalone-Rechnungstool?

Viele Unternehmen setzen auf spezialisierte Rechnungstools. Diese erfüllen zwar einzelne Anforderungen, lösen aber das Kernproblem nicht: fehlende Prozessintegration.

Ein Standalone-Tool:

kennt den Kundenkontext nicht
ist vom Vertriebsprozess entkoppelt
erzeugt zusätzliche Schnittstellen

Ein CRM-basierter Ansatz hingegen verbindet:

Vertrieb
Rechnungsstellung
Buchhaltung
Kundenhistorie

Besonders wichtig ist dabei die Anbindung an bestehende Systeme. vtiger CRM lässt sich nahtlos mit ERP- und Buchhaltungslösungen integrieren. Erfahren Sie, wie vtiger CRM als zentrale Datenquelle für Ihre Systemlandschaft fungiert: Nahtlose Integrationen: Ihr CRM als zentrale Datenquelle.

Compliance automatisch mitdenken: GoBD, DSGVO und E-Rechnungspflicht

Ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung liegt darin, dass Compliance nicht manuell „nachgehalten“, sondern systemisch erzwungen wird.

vtiger CRM unterstützt:

GoBD-konforme Archivierung durch unveränderbare Dokumentation
DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Kunden- und Rechnungsdaten
Formatkonforme E-Rechnungen nach gesetzlichen Vorgaben

Die gesetzlichen Hintergründe sind im Detail im Artikel E-Rechnungspflicht 2025: Der komplette Leitfaden erläutert.

Geschäftlicher Mehrwert: Was Unternehmen konkret gewinnen

Automatisierte Rechnungsstellung ist kein Selbstzweck. Unternehmen profitieren messbar:

Schnellerer Cashflow durch kürzere Durchlaufzeiten
Weniger Fehler durch Wegfall manueller Eingaben
Geringerer Verwaltungsaufwand in Buchhaltung und Vertrieb
Bessere Vorbereitung auf Prüfungen durch lückenlose Dokumentation

Gerade wachstumsorientierte Unternehmen schaffen damit eine skalierbare Grundlage für zukünftige Anforderungen.

Nächster Schritt: E-Rechnung mit vtiger CRM umsetzen

Wer die E-Rechnungspflicht nicht nur erfüllen, sondern aktiv nutzen möchte, braucht eine Lösung, die Prozesse verbindet statt isoliert abzubilden.

vtiger CRM ermöglicht eine durchgängige E-Rechnungsstellung – von der Angebotserstellung über automatisierte Workflows bis zur gesetzeskonformen elektronischen Rechnung.

👉 E-Rechnung mit vtiger CRM automatisieren

Fazit: Investition in zukunftssichere Prozesse

Die Automatisierung der Rechnungsstellung mit vtiger CRM verlagert die Rechnungserstellung dorthin, wo sie hingehört: in den operativen Geschäftsprozess. Unternehmen gewinnen Transparenz, Sicherheit und Effizienz – und sind gleichzeitig optimal auf die gesetzlichen Anforderungen der kommenden Jahre vorbereitet.

👉 Erfahre mehr über die automatisierte E-Rechnung mit vtiger CRM und starte jetzt in eine zukunftssichere Rechnungsstellung.

Oder erlebe die automatisierte Rechnungsstellung direkt im System:

👉 vtiger CRM Demo anfordern