Microsoft 365 und Exchange im CRM: Outlook und [x]vtiger synchron halten

Outlook bleibt Outlook – und das CRM weiß trotzdem Bescheid

In vielen Unternehmen laufen zwei Welten nebeneinander: Der Vertrieb lebt in Outlook, die Kundenhistorie liegt im CRM. Termine werden zweimal eingetragen, Kontakte doppelt gepflegt, und die wichtige E-Mail zum Angebot steckt im persönlichen Postfach statt beim Kunden. Genau diese Lücke schließen wir jetzt.

Mit der neuen Microsoft 365 / Exchange Integration gleicht [x]vtiger Outlook-Kontakte, -Termine, -Aufgaben und -E-Mails mit dem CRM ab. Jeder Benutzer verbindet dafür sein eigenes Postfach – egal ob es bei Microsoft 365 bzw. Office 365 in der Cloud liegt oder auf einem Exchange Server im eigenen Haus. Ihr Team arbeitet weiter in Outlook, und die Informationen stehen trotzdem bei Lead, Organisation, Ticket und Projekt.

Die Integration ist in jedem [x]vtiger Tarif enthalten. In einer Standardinstallation von vtiger CRM Open Source gibt es sie nicht.

Vier Bereiche: Kontakte, Termine, Aufgaben, E-Mail

Der Administrator schaltet jeden Bereich einzeln frei. Anschließend entscheidet jeder Benutzer für sein eigenes Postfach, welche der freigegebenen Bereiche er tatsächlich nutzt.

• Kontakte: Outlook-Kontakte und CRM-Kontakte bleiben auf demselben Stand. Abgeglichen werden die Kontakte, die dem jeweiligen Benutzer gehören.
• Termine: Verschieben Sie einen Termin in Outlook, steht er danach auch im CRM-Kalender an der neuen Stelle. Umgekehrt landet ein im CRM geplanter Termin mit Betreff, Zeitraum und Beschreibung in Ihrem Outlook-Kalender.
• Aufgaben: To-dos aus Outlook erscheinen im CRM und umgekehrt. Niemand muss eine zweite Liste abtippen, um Aufgaben neben Tickets und Projekten zu sehen.
• E-Mails: Nachrichten werden ins CRM übernommen und den passenden Datensätzen zugeordnet. Die Korrespondenz steht damit beim Lead, bei der Organisation oder beim Ticket – nicht nur im persönlichen Postfach.

Wichtig: Der Abgleich arbeitet auf echten CRM-Datensätzen, nicht auf einer Kopie. Ein Vertriebsmitarbeiter kann zum Beispiel Kontakte und Termine synchronisieren, seine Aufgaben aber weiterhin nur in Outlook führen.

Microsoft 365 in der Cloud oder Exchange Server im Haus

Die Wahl treffen Sie einmal in der Administration unter „Dienst“. Danach läuft im Alltag alles gleich: dieselben Bereiche, dieselben Konfliktregeln, dasselbe Protokoll.

Microsoft 365 / Office 365 (Cloud): Die Verbindung läuft über die Microsoft-Graph-Schnittstelle. Benutzer melden sich mit ihrem gewohnten Microsoft-Konto an – ein Administratorkonto mit Vollzugriff auf alle Postfächer ist nicht nötig.

Exchange Server (lokal): Der Administrator trägt den EWS-Endpunkt Ihres Servers ein, zum Beispiel https://mail.firma.de/EWS/Exchange.asmx. Der gesamte Datenverkehr bleibt dann in Ihrer eigenen Infrastruktur.

Umgekehrt funktioniert das nicht: Microsoft 365 lässt sich nicht über EWS anbinden, Cloud-Postfächer laufen ausschließlich über Microsoft Graph. Der Dienst wird pro Installation festgelegt. Wer Cloud- und lokale Postfächer parallel betreibt, spricht das am besten vorab mit uns ab.

Office 365 oder Microsoft 365? Gemeint ist dasselbe Produkt. Microsoft hat die meisten Office-365-Pläne in Microsoft 365 umbenannt, einzelne Enterprise-Pläne heißen weiterhin Office 365. Wer eine Office-365-Anbindung für sein CRM sucht, ist hier also richtig.

Richtung und Konfliktregeln: Sie bestimmen, wer führt

Nicht jeder Bereich soll in beide Systeme zurückschreiben. Deshalb stellen Sie die Richtung für Kontakte, Termine und Aufgaben getrennt ein:

• Beide Richtungen – Änderungen wandern in beide Systeme.
• Nur Microsoft 365 / Exchange → CRM – das Postfach ist führend, das CRM schreibt nichts zurück.
• Nur CRM → Microsoft 365 / Exchange – das CRM ist führend, das Postfach wird nur beliefert.

So kann ein Team etwa Termine in beide Richtungen abgleichen, Kontakte aber ausschließlich aus dem CRM befüllen lassen.

Wurde derselbe Datensatz auf beiden Seiten geändert, greift die Konfliktregel – ebenfalls je Bereich einstellbar:

Zusätzlich kann jeder Benutzer für sein Postfach „Benutzer entscheidet“ wählen. Dann wird nichts automatisch überschrieben: Der Fall landet im Reiter „Konflikte“ und wartet auf eine bewusste Entscheidung.

Nachvollziehbar statt stillschweigend

Ein Abgleich, den niemand prüfen kann, ist ein Risiko. [x]vtiger legt deshalb jeden Durchlauf offen: Unter „Übersicht & Protokoll“ sehen Sie je Lauf und Bereich, wie viele Datensätze empfangen, gesendet, zugeordnet, als Konflikt erkannt oder mit Fehler beendet wurden.

Der Reiter „Konflikte“ listet alle Konflikte der letzten 30 Tage – auch die automatisch entschiedenen. Jede Zeile zeigt Zeitpunkt, Bereich, den verlinkten Datensatz und die Entscheidung im Klartext, etwa ob die [x]vtiger-Fassung behalten oder die Fassung aus Microsoft 365 / Exchange übernommen wurde.

Löschungen werden bewusst nicht übertragen. Verschwindet ein Kontakt auf einer Seite, wird nur die Verknüpfung zwischen beiden Datensätzen aufgehoben und protokolliert. Ein versehentlich in Outlook gelöschter Kontakt nimmt so nicht die gepflegte CRM-Historie mit Angeboten, Tickets und Projekten mit.

Einrichtung in drei Schritten

Die Einrichtung dauert Minuten statt Tage – einmal in der Administration, einmal je Benutzer.

1. Administrator gibt frei
   In der Administration aktivieren Sie „Microsoft 365 für Benutzer anzeigen“ und wählen den Dienst: Microsoft 365 (Cloud) oder Exchange Server (lokal) mit EWS-Endpunkt. Danach legen Sie fest, welche Bereiche abgeglichen werden dürfen – mit Richtung und Konfliktregel.
2. Benutzer verbindet sein Postfach
   Im eigenen Profil erscheint der Punkt „Microsoft 365“. Ein Klick, Anmeldung mit dem Microsoft-Konto, fertig. Das CRM zeigt danach die verbundene Adresse, das Verbindungsdatum und den Status. Über „Abmelden / Verbindung trennen“ lässt sich die Verbindung jederzeit lösen.
3. Abgleich läuft automatisch
   Die Synchronisation startet von selbst und lässt sich über „Jetzt synchronisieren“ auch manuell anstoßen. Alle Läufe stehen im Protokoll, offene Konflikte im Reiter „Konflikte“.

Solange die Freigabe deaktiviert ist, können übrigens nur Administratoren Postfächer verbinden.

Datenschutz, Kosten und Voraussetzungen

Ihre E-Mails laufen nicht über unsere Server. Für Cloud-Postfächer betreibt maexware einen Lizenz- und Token-Dienst, der ausschließlich die Anmeldung bei Microsoft und die Lizenzprüfung abwickelt. Mails, Termine und Kontakte werden direkt zwischen Ihrer CRM-Installation und Microsoft ausgetauscht. Beim lokalen Exchange Server entfällt dieser Dienst komplett. Die Auftragsverarbeitung regeln wir in beiden Fällen vertraglich nach Art. 28 DSGVO.

Keine Zusatzkosten. Die Integration ist in den Tarifen Starter, Pro und Business enthalten. Sie müssen sie weder einzeln buchen noch nach Tarifstufe freischalten. Mitbringen müssen Sie nur Ihre eigene Microsoft-365-Lizenz bzw. Ihren Exchange Server.

Kein MX Connector nötig. Die Microsoft-365-Anbindung gehört nicht zu den Modulen des MX Connectors, sondern ist fester Bestandteil von [x]vtiger. Wer den MX Connector bereits nutzt, behält seine Module und erhält die Integration zusätzlich.

Rechte bleiben gewahrt. Synchronisiert werden nur Datensätze, die dem jeweiligen Benutzer gehören. Niemand sieht über den Abgleich Daten, die er im CRM nicht ohnehin sehen dürfte.

Für wen sich die Integration eignet

• Vertriebsteams, die ihren Arbeitstag in Outlook verbringen
• Unternehmen mit Microsoft 365 oder Office 365, die Kundendaten zentral im CRM halten wollen
• Organisationen mit eigenem Exchange Server, deren Daten im Haus bleiben sollen
• Service- und Projektteams, die E-Mails direkt beim Ticket oder Projekt sehen möchten
• Bestehende vtiger-Anwender, denen die Outlook-Anbindung in der Open-Source-Version fehlt

Fazit: ein Postfach, ein CRM, keine doppelte Pflege

Mit der Microsoft 365 / Exchange Integration arbeiten Outlook und [x]vtiger endlich zusammen statt nebeneinander. Kontakte, Termine, Aufgaben und E-Mails bleiben synchron – mit klarer Richtung, nachvollziehbaren Konfliktregeln und vollständigem Protokoll. Und das ohne Aufpreis, in jedem Tarif.

Bei den meisten Teams starten wir mit Kontakten und Terminen, bei manchen zuerst mit den E-Mails. Schreiben Sie uns Ihre Ausgangslage – wir bereiten die Live-Demo passend vor.

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Microsoft, Microsoft 365, Office 365, Outlook und Exchange sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. [x]vtiger ist ein Angebot der maexware solutions GmbH und steht in keiner Verbindung zur Microsoft Corporation.